PMOの役割は何?具体的には何をやるの?基礎知識から解説します!

最近、IT業界を中心に話題の「PMO」という単語をご存知でしょうか?IT業界に限らず、多くの業種でも有効的に活用できる内容となっており、業務の効率化、スムーズな問題解決の実現に役立つようです!そんな「PMO」に関しての基礎知識等をまとめてみましたので、この機に理解を深めてみてはいかがでしょうか?

 

PMOの概要

 

 

そもそもPMOとは?

 

PMOは、正式な名称である「Project Management Office」を略した言葉で、日本語で直訳をすると、「プロジェクト管理事務所」という訳になります。正式名称や直訳した日本語を見ただけではどんな物なのか全くイメージがつきませんよね?ですので、もう少し読み解いてイメージすると、進められている計画(Project)を管理(Management)する事務所(Office)というイメージが一番近いかと思われます。

また、ここでいう計画というのは、会社や組織で進められている複数の業務計画のことを指しています。ですので、PMOというのは、進められている複数の業務計画を取りまとめる部署やシステム等を指し示す呼称になります。

 

PMOの役割

 

 

PMOを役割という観点で掘り下げていくと、大きく分けて3種類の役割に分類することができます。それぞれの役割で担当する内容も異なりますので、どのような役割があるのか?という点と、簡単な業務内容を併せてご紹介をいたします。

 

PMOアドミニストレーター(PMO事務)

 

進めているプロジェクトに関係した業務の、過程や業務工程をスムーズに進める為の業務を執り行うのが、PMOアドミニストレーターの主な役割です。また、役割的に事務的な作業を担当することが多い為、PMO事務と呼ばれることもあります。

具体的な業務例としては、各チーム間や協力している外部メンバー間の情報共有、関係者間の会議の調整、チームメンバーの勤怠+稼働状況の管理、経費の処理、といった項目が挙げられます。

 

PMOエキスパート

 

進めているプロジェクトに関するスケジュールの作成や、現場の環境改善等の役割を担当するのが、PMOエキスパートです。

また、PMOエキスパートの主な業務は、大きく分けて5種類に分類されることが多いです。下に分類と主な業務内容を記載しておきますので、こちらもチェックしてみてください。

 

・プロセスの分析業務

プロジェクトのスケジュール作成や調整、業務の進め方の指示や改善、業務工程の標準化や文書化といった業務等

 

・情報の分析業務

プロジェクトで出された案の可否を決める為に必要な基準の設定や改善、プロジェクトに必要な情報の収集方法や情報化方法の確立、プロジェクトの成果の見える化等

 

・ツールの分析業務

関係者が使用するツール等の作成や改善、作成したツール等の使い方の指示や教育または使用の定着化等

 

・ビジネスの分析業務

プロジェクトの顧客や取引先からの要望等のヒアリング、ヒアリングした内容をプロジェクトのチームメンバーと共有、プロジェクトの顧客や取引先の満足度確認、満足度の現状維持・向上等

 

・人材開発に関する業務

プロジェクトのチームメンバーへのマネジメント教育の実施、熟練度の低いチームメンバーや若手メンバーの成長支援、チームメンバーのサポート等

 

PMOマネジャー

 

 

プロジェクトでPMO活動を行っているメンバーの管理や教育といった業務を執り行うのが、PMOマネジャーの主な役割です。また、PMOのチームメンバーの管理を行う役割の為、PMO内では上位の位置関係になることがほとんどです。

具体的な業務例としては、PMO活動の進捗確認や予算管理、PMOのチームメンバーの勤務状況の確認や教育、といった項目が挙げられます。

上で紹介した役割がPMOの主な役割になります。チームメンバーの人数やプロジェクトの内容によって異なりますが、上で紹介したそれぞれの役割ごとに担当メンバーが割り振られることもあれば、いくつかの役割を1人のメンバーが兼ねて担当するケースもあります。

 

PMOを導入するメリット① 問題の見える化

 

 

問題の早期発見と対策が可能になる

 

現場の管理が適切になされていないと複数人で業務を進めていても、問題が発生したことを当事者のみが把握していて、解決が先送りになってしまう、といった事例も発生します。中には、その問題が未解決のままプロジェクトが終了し、後になってその点をクライアントに指摘された、という恐ろしいケースもあるようです。

こんなことを当たり前の様に続けていれば、顧客や取引先からの評価が低下し、契約の打ち切りになってしまう恐れも十分に考えられるでしょう。ですが、PMOを導入するとプロジェクトを進める上で発生した問題を容易にチェックできるようになり、問題の早期発見+チームメンバー間での共有が可能になります。

また、発生した問題に対しての対策+立案をPMOメンバーと協力して行うことで、問題をスムーズに解消することができますので、上記のような事例の発生を未然に防ぐことができるのです。

 

Geekly Media ライター

クラウドマン

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