レスポンスが早い人の特徴3選！明日からでもマネできる、コツを紹介します！

そもそも「レスポンスが早い」とは？

 

 

「レスポンスが早い」というのは、反応が早いということです。これは、相手を安心させるだけではなく、自身の信頼性を大きく向上します。

 

私たちは相手に何かを伝える時、その結果や決断をできるだけ早く望むものです。それは、完璧な回答でなくても、自分の質問や意思が伝わったのか否かの応答を求めます。

万が一、すぐに結論が出ない場合でも、「回答には時間がかかる」ことや「いつまでに返事がもらえるのか」を知りたいものです。

完璧な答えでなくても、何かしらのレスポンスを返す人には安心感があり、しっかりとコミュニケーションが取れているという信頼を置けるのです。

 

レスポンスが早いことによるメリット

 

 

 

信頼性が増す

 

レスポンスが早いということの大きなメリットは“信頼性”の確保にあります。

完璧な回答ができないからといって返事を先延ばしにすると、相手は”あなたとはコミュニケーションがとれていない“と無意識に判断します。

そうすると、自然と信頼関係が失われ「あの人に連絡をしてもあてにならない」という感覚が刷り込まれてしまうのです。

それは、仕事を進める上で大きな損失となり、最終的には「仕事を任せられない人」という認識になります。

一方、レスポンスの早い人に対しては信頼性が増します。信頼性が増すと、「様々な仕事を任せたいという」感情に加えて、“困った時にはあの人に相談したい”という「頼れる存在」として認識されるのです。

 

仕事の効率が上がる

 

レスポンスが早い人は、効率的に仕事ができるという特徴があります。

これは、仕事のプロセスを把握して、必要な事項をあらかじめ組み立てているので、相手が何を求めているのか、どんな回答が欲しいのかを”読む“ことができるからです。

相手からの依頼や確認事項に対して、その意図がわからない場合でも、”わからないという事“をしっかりと伝えるためにレスポンスをします。

総じて言えば、自分が関わる仕事が自分で止まらないように、しっかりと考えながら取り組む事がレスポンスの速さにつながり、自然と仕事の効率が上がっているのです。

 

作業のミスや忘れが減る

 

レスポンスを早くするということには、自分自身へのリマインダーの役割もあります。

どのように回答すべきかわからない内容であっても、それを伝える事でボールは相手に渡ります。相手はそれを受け、具体的な説明を加えてレスポンスをしてくるでしょう。

レスポンスを保留にしてしまえば忘れてしまう可能性が高くなりますが、一旦相手へ返しておくことで、あなたが別の作業をしていても相手が思い出させてくれるのです。

これによって、自身のミスや作業を忘れてしまうといったことを回避できるのです。

 

レスポンスが早い人の特徴3選

 

 

特徴1：仕事の全容を把握している

 

レスポンスが早い人は、今自分が取り組んでいる仕事の全容を把握しています。その仕事が完成するためにはどのような作業が発生するかを自身でしっかりと組み立てているのです。

ですので、相手からの質問や提案を見て”相手が何を欲しがっているのか“を理解することができます。あるいは、理解できなくても想定することができるのです。

相手が何を求めているかが分かることで、返答に悩んだり調べたりする時間が短縮され、結果レスポンスが早くなります。

 

特徴2：優先順位を明確にしている

 

仕事の種類によっては、必ずしも全容を把握することが難しいものも存在します。そのような場合、どのように回答をして良いか分からないケースも少なくありません。

しかしレスポンスが早い人は、自分が分かる分からないに関わらず、まず相手が何を求めているかを優先します。

相手が求めていることは”どのような結論なのか“、あるいは“いつ結果がわかるのか“ということですよね。

ですので、分からない場合は悩むのではなく、「調査に時間がかかる」旨、そして「いつ回答できるのか」というレスポンスを優先させます。その結果、“レスポンスが早い人“となるのです。

 

特徴3：自分なりの整理整頓ができている

 

例えば職場のデスクがごちゃごちゃしていてもレスポンスが早い人もいれば、デスクは綺麗なのにレスポンスが遅い人もいます。

この差は、自分なりの整理整頓ができているか否かです。

いくらデスクが片付けられていても、必要なモノがどこにあるのか分からないでは話になりません。一方、デスクがごちゃごちゃに散らかっていても、自分に必要なモノがどこにあるのかを把握している人は、作業が早くなります。

 

仕事に必要なモノや、日常的に使うモノの配置をしっかりと把握している人は、作業における手順なども自分なりの整理整頓がなされているため、自然とレスポンスが早くなるのです。

 

レスポンスが早くなるコツ

 

 

必要な作業の全容を把握する

 

レスポンスが早い人になるには、自分が関わる仕事の大まかな作業を洗い出し、全容を把握しておくことが重要です。

次に何をすべきか、相手が何を求めているのかを連想する際の基礎となるからです。

日常生活に置き換えてみると考えやすくなります。

極端な例で言えば、家族の食事の用意です。生活を共にする家族は、夕食の時間を把握しています。いつも午後7時には夕食が整っていると仮定すると、午後6時半には夕食の準備をしているはずです。

この時間帯に、夕食の準備をしている人から「醤油はどこにありますか？」というメールが届けば、今夕食の準備をしていることを想定して、すぐに醤油の置いてある場所を教えることができますよね。

しかし、その時間帯に夕食の準備をしていることを把握していなければ、「なぜ醤油が必要なのか」という疑問から考えなければなりません。これによりレスポンスが遅くなってしまうのです。

 

作業の優先順位を把握する

 

レスポンスが早い人は、作業において何を優先すべきかを把握しています。そして、最優先にすべきことは「相手への意思表示」であることを認識しています。

先の家族の夕食の例で言えば、たとえ夕食の準備をしていることを把握していなくても「醤油はどこにありますか？」というメールに対して、「なぜ醤油が必要なのか」というレスポンスをすることです。

もちろん、仕事上このようにストレートな疑問をレスポンスすることは避けるべきですが、“自分が質問されたことを把握している“旨をできる限り早く相手に伝えることが、レスポンスが早い人になるコツです。

 

自分なりの整理整頓をする

 

レスポンスが早い人になるためのコツは、自分の身の回りを把握することです。

これは、仕事道具などのモノに限った話ではありません。自分が今やっている作業や考えていること、一緒に働く相手など、あなたに関わっていること全てです。

今自分がどのような作業を行い、何を優先し、誰とどのようにコミュニケーションを取るのか、常に整理された状況を心がけてください。

もちろん、何もかもを完璧にして、毎日緊張した状態を作るということではありません。全体像を把握して、自分で考えるということです。そして、必要な時に必要な対応ができる状況を作るということです。

自分なりの整理整頓とは、把握して優先順位を明確に意識するということで、これができると自然とレスポンスは早くなります。

”何をすべきか“よりも”今、何ができるか“という考え方にすると、自然と整理整頓されていきます。整理整頓されると、いつの間にか周りからの評価が「レスポンスの早い人」になっているはずです。

 

早いレスポンスの目安

 

レスポンスが早いという評価は、時と場合、あるいはその作業量によっても違ってきますが、大体の目安としては「1営業日以内」「12時間以内」「24時間以内」の3パターンくらいを意識しておけば問題ないでしょう。

使い分けとしては、あなたにアクションがあった時間帯によります。しかしどんなに遅くても24時間以内にはレスポンスをしておいた方がよいでしょう。

特に難しい事項であればあるほど、回答するのに時間がかかるものであるほど、最初のレスポンスをできる限り早く行うことが重要です。

 

まとめ

 

 

レスポンスが早い人は、早い反応を目指してそう評価されているわけではありません。自分が行なっていることを把握し、優先順位を設け、整理整頓することで自然にレスポンスが早くなっているのです。

とにかく何でもいいからレスポンスをするという考え方では、”何も考えていない人“になってしまいます。

ですので、今回紹介したコツを意識して、”今何ができるのか“という考え方にシフトしていくことで、自然にレスポンスの早い人になっていきましょう。