【BPR/BPO】具体的な業務改善の進め方からITとの関係性まで徹底解説！

BPRとは何か

業務プロセスの抜本的な改革

政府が推進する働き方改革によって、副業が解禁となったり長時間労働に対する罰則が厳しくなるなど、私達の生活において大きな変化が起きようとしています。

一方で企業の業務プロセスも、その働き方改革によって大きな変化が求められています。そのような現状において今最も注目を集めているのが、BPR（Business Process Re-engineering）です。

BPRというのはつまり業務改革です。今までは業務改善が主流でしたが、働き方改革によって根本的な変化が求められているため、業務改善よりもBPRで根本的に変えるべきだとされています。

特にIT業界においては、BPRを行う企業が増加しています。

ITとの関連性

ではなぜIT企業を中心にBPRを行う動きが出てきているのかということになります。

IT業界はここ最近急速に進化を遂げています。そして、その進化は働き方という部分においても影響しています。フレックスタイム制度や在宅ワークなどは、ITの進化によって実現しました。

とはいえ、全ての企業がそのような制度を設けているのかというと、そうでもありません。中には従来のような経営スタイルや業務を採用している企業も多く存在します。そんな企業を中心に、ここ最近ではBPRが進められているのです。

BPRがこれほど注目された背景には、ITの進化があるのです。

BPRのメリット

業務改善はBPRの一つ？

BPRを進めることによって、どのようなメリットが得られるのか気になる人も多いはずです。まず挙げられるメリットとしては、生産性や効率が大幅に向上するということです。しかし、単純に生産性や効率が上がるのであれば業務改善で十分ではないか、と考える人もいます。

確かに生産性や効率を上げるだけであれば、業務改善で十分です。しかし業務改善では、社員の働き方などの部分を変えることができません。業務改善というのはBPRを進める上での改革の一つにすぎません。業務改善の他にも、社員の働き方などの内部的な部分も見直す改革、それこそがBPRなのです。

顧客に重点をおいたプロセスになる

BPRというのは業務を大きく改革することです。一見これだけ聞くと、消費者である私達にはあまり関係のないことなのではないのかと考えてしまいます。

しかし実はそうでもありません。確かにBPRは業務改革のことを指しますが、最終的にどのように変化するのかという部分が重要です。

先程も述べたとおり、BPRは生産性や効率を上げるだけでなく、企業内での働き方も大きく変わります。これにより社員のモチベーションも上がり、そして生産性などが向上することにより、企業はより先進的な商品開発などが可能となります。

そしてその動きによって、消費者により良い商品などを提供することができるようになります。つまりBPRというのは、単に企業の業務そのものの革命ではありますが、同時に顧客に重点をおいた業務プロセスに変えるための革命なのです。

BPRを進める上で覚えておくべき言葉

BPOって何？

BPRといっても、基本的には業務の改善や企業内の働き方などの改革が主なことです。

もちろん企業内で完結することもありますが、あえて業務プロセスをを外部に委託するということもあります。この動きも実はBPRを進める上では重要なのです。

この業務プロセスを外部に委託するということを、BPO（Business Process Outsourcing）といいます。

BPOといってもそのやり方は様々です。例えば人事管理や経理などの特定の業務のみを外部に委託するという流れや、企業の業務プロセス全てを外部に委託するということもBPOなのです。

こうしたことでも、企業内での働き方や生産性などの部分で大きく変えることができます。

シェアードサービスとは

BPOに似ていることで、シェアードサービスというものがあります。

その名のとおり、特定の業務プロセスを共有することです。こちらは主に大手企業や、関連グループがいくつも存在する企業がBPRをする際に使われるものです。

異なる企業とはいえ、それぞれ共通している業務というのは存在します。そこで共通する業務を一つの部門に集約してしまう、というのがシェアードサービスです。これによりスマートな業務プロセスとなり、様々な部分で大きく改革できます。

BPRの進め方

まずは業務を見直そう

BPRを実行しようと考えても、具体的にどのようなことをすれば良いのかわからないという人もいるはずです。基本的にBPRの進め方としては3種類あります。その中でも特に簡単であり、そして確実な進め方として、業務の見直しがあります。これはその名のとおり、今までの企業の業務を見直すことです。

まずは現在の業務としてどのようなものがあるのか、そしてどのような流れで業務が進むかを確認しましょう。そのうえでそれぞれの業務がなぜ存在するかを考え直し、その上で業務の廃止などの具体的な改革を進めるのが主な流れです。BPRの中では最も初歩的な進め方ですが、これだけでも大きくプロセスを変えることは可能です。

ERPとシックスシグマ

BPRは決して業務を見直すだけではありません。

ERPという統合基幹業務システムを導入するだけでも、大きく変わります。ERPを導入することにより、業務を見直す必要も出てくることはもちろん、単純にERPを導入するだけで大きく業務プロセスが変わるということもあります。もちろん導入するとなった場合は、多額の金額を投資することとなるため、導入するには細心の注意が必要です。

そしてもう一つの方法として、シックスシグマというものがあります。これは経営上のミスや製品の欠陥を低下させるための統計学の手法です。最初の部分でも触れましたが、BPRというのは顧客を重視した業務プロセスです。欠陥品などをなくすということは、それだけでも十分顧客のことを第一に考えていることになります。

様々な業務に活用することができるため、BPRの進め方においては最も本質に基づいた進め方です。

成功したBPRはここを意識している

団結力の向上とインフラ整備

BPRは必ず成功するとは限りません。中にはBPRを進めたものの失敗に終わってしまったという企業も多いです。

ではBPRを成功させるにはどのようなことを意識すれば良いのか、ということになります。まず重要なこととして企業内での団結力を上げること、インフラ整備をしっかりとすることです。

個人の場合であれば自分の意思でどうにかすることができますが、社員を抱えるようになるとそうもいきません。人それぞれ考え方が異なりますので、まずは社内で団結することが、BPRを成功させるための第一歩です。

そしてERPなどを導入する場合、ネットワークなどの基礎的な部分であるインフラを整備しなければ、きちんと機能しません。この部分もしっかりと整備することを意識しましょう。

目標やゴールを理解しよう

社内で一致団結したり基盤をしっかりするということもBPRを成功させるには必須ですが、根本的なこととして企業のトップがきちんと目標やゴールを理解しているかが重要です。BPRが失敗する一番の原因としては、この最終的なゴールや目標がしっかりとしていないことが多いです。

周りがBPRを進めているからこちらもBPRを進めようという安易な考えでBPRをしてしまうと、かえって企業に悪影響を及ぼしてしまいます。

BPRを検討するときは、きちんと目標やゴール設定をしっかりとするようにしましょう。

これからの企業競争を生き抜くにはBPRが必須？

今回はBPRとは何かということで進め方やITとの関連性、そしてBPRを成功させるために意識すべきことについて解説しました。

働き方改革による大幅な変化

なぜ今になってBPRが注目されたのかということですが、一番は働き方改革が影響しています。技術の進歩により私達の生活はより豊かで便利になりました。一方で働き方という部分については、今まで何一つ変わっていません。

生活が豊かになるにつれ、生き方なども多種多様になりました。しかし、その多種多様な生き方に対して働き方という部分が対応していないのが現状です。それによって精神的に疲弊してしまったり、体調不良を引き起こしたりしてしまう人が続出しています。

まとめ

そしてその問題は社会問題となり、ついに政府がこの問題の解決に乗り出しました。そして打ち出された結論が働き方改革です。この働き方改革によって、企業の業務体系などの根本的な部分で大きな改革が必要とされたのです。

BPRは業務効率などの抜本的な部分で顧客に重点をおいた改革ではありますが、同時に政府による働き方改革に応えるための改革でもあります。政府が提案した新しい働き方というのは、多くの企業でBPRを検討しなければいけないほど、大きく変わるものなのです。