不採用の理由を聞かれたら？例文や伝え方のポイントを転職エージェントが解説します

不採用通知は義務？

応募書類に不備などなかったはずだし、応募資格も満たしていたはずなのに、面接で手ごたえがあったのに、なぜ不採用なんだろう…。

求職者が不採用となった理由を知りたいと思うのは当然のことです。

しかし不採用理由を知らせる法的義務はないため、伝えなくても問題はありません。

伝えることでトラブルが生じるリスクを考えると、伝えない方が良いこともあります。

そのため基本的には「当社規定により回答いたしかねます」という返答で構わないでしょう。

不採用の通知方法は3つ

基本的にはメールで、トラブルに発展する可能性が考えられる場合は電話+メール、返却する書類がある場合は郵送で伝えるのが一般的です。

この際ポイントはできる限り迅速に伝えることと、定型文にならないよう気を付けることです。

書類選考での不採用と最終面接での不採用では、伝えたい内容も変わるでしょう。

選考段階により「弊社に興味を持ってくださり感謝いたします」「何度も足を運んでいただき、誠にありがとうございます」というように文章を分けましょう。

それでは、不採用通知を例文で解説します。

不採用通知の例文：メール

不採用通知文例

書類選考後の不採用通知

件名：【一次選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当✕✕でございます。

この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

厳選なる選考の結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

せっかくご応募いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。

●●様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

・不採用通知には応募者のフルネームを記載します。時候の挨拶は不要とされています。また、「不採用」という言葉は使わないようにという配慮がされます。

面接後の不採用通知

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当✕✕でございます。

この度は、数多くの企業の中から弊社へご応募いただき、誠にありがとうございました。

また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労いただき、重ねてお礼申し上げます。

面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討した結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿えない結果となりました。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、ご送付いただいた応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。

●●様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

・応募してくれた事に加え、足を運んだ事に対する感謝の言葉から始まります。文書の場合は拝啓・敬具といった頭語が添えられます。

基本的にはメールで送る

不採用を知らせる手段として使用するのは、基本的にメールです。

やはり双方にとって出来るだけ気まずくないようにという理由である事が多いようです。

不採用通知の例文：電話

電話での会話例

株式会社〇〇〇〇、採用担当の✕✕でございます。

●● ●●様のお電話で間違いないでしょうか。

ただいま、お時間よろしいですか？

このたびは弊社へご応募いただき誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討しました結果、残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました。

ご希望に添うことができず、大変申し訳ございません。

電話で伝える際の注意点

最後に「お預かりしていた書類は弊社で責任をもって破棄いたします。」など、応募書類の取り扱いについても伝えるようにしましょう。

何か特別な理由があったりトラブルが懸念される場合は、このように電話で知らせるケースもあります。

ただしその場合でも発言内容を残す目的で書面やメールも送信しましょう。

不採用通知の例文：書面

書面には次の事項を記載します。

• ・日付
• ・応募者のフルネーム
• ・タイトル（選考結果の通知）
• ・拝啓+本文+敬具
• ・会社の住所・電話番号・採用担当者名

書面の例文

拝啓

この度は、弊社の求人にご応募頂きまして誠にありがとうございます。

また、履歴書などの必要書類をご送付頂き、重ねて御礼申し上げます。

厳正なる選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりましたことをお伝えいたします。

せっかくご応募いただきながらご要望にお応えできない結果になったこと、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、ご送付頂いた履歴書などの選考書類を同封いたしましたのでご査収ください。

末筆になりますが、●●様の今後のご活躍を心よりお祈りいたしております。

敬具

書面で伝える際の注意点

返送書類がある場合は不採用通知とあわせて郵送で送付します。

個人情報保護の観点からも「不採用通知在中」と分かるところに記載せずに「親展」が適しているとされています。

不採用理由を教えない方が良い6つの理由

本当の理由を教えるリスクについて、6つ解説します。

①企業側にメリットがないから

求人には、複数の人が応募してきます。

不採用とした人に対して、それぞれの不採用理由を電話で説明したり文書を作ったりするのは、企業側にとって手間でしかありません。

聞かれても、よほど覚えている相手のことでなければすぐには答えられないため、確認するのに時間も取られてしまいます。

②正直に答えにくい不採用理由だから

表向きには、企業は採用の可否を年齢や男女などで判断してはいけないことになっています。

しかし、業務の内容や従業員のバランスなどを考えた場合に、最後の決め手が男女の違いであったり年齢であったりする可能性もあります。

また、中には「強いて選ぶならこの人かな」など、説明するほどの明確な理由がなかったり、直感で判断したりするケースも。

その場合、応募者にその理由をそのまま伝えることは不適切ですので、答えることができません。

③不採用とした理由がたくさんあるから

身だしなみや礼儀など、1つの理由だけでなくあらゆる面で問題があって不採用とする場合もあります。

そのすべてを挙げて説明するとすれば、ただでさえ不採用とした相手に、さらなるダメ出しをするようなものです。

応募者に改善すべき点があったとしても、親切にそこまで教える義務は企業にはありません。

④採用窓口の担当者には知らされていないから

採用には複数の人が関わるのが一般的です。

応募者との窓口になるのが採用の決定権を持つ人とは限りません。

そのため、不採用となった人の理由は聞かされていないことも多いのではないでしょうか。

決定権がある人は窓口の人よりも立場が上なので、「聞かれたから教えてください」というわけにもいきません。

「うまく答えておくように」というのが暗黙のルールでしょう。

⑤トラブルになるのを避けたいから

不採用理由を正直に応募者に伝えた場合、「納得できない」と異議を唱えられるなど何らかの理由でトラブルに繋がるおそれがあります。

しかしそれは企業側にとってはまったく無用なトラブルです。

応募してくれた人を傷つけてしまうことも避けたいもの。

そのためには、不採用理由を明かさないのが一番なのです。

仮に選考過程で何かしらの不備があった場合、不採用になったことでその不満が表面化することもあります。

企業側に非があった場合はきちんとした謝罪が必要です。

⑥選考基準が外部に漏れるのを防ぐため

不採用理由を明確に伝えてしまうと、それがそのまま選考基準として外部に漏れる恐れがあります。

もしもSNSなどで拡散されてしまっては企業の信頼に関わります。

そのため企業はストレートな言葉で伝えたくないというのが本音でしょう。

それでも聞きたいと言われたら？

不採用を知らせたうえで、どうしても理由が知りたいと言われた場合でも伝えなくても問題ありません。

しかし上述した理由から、やはり本音をそのまま伝えるのは避けた方が無難です。

「応募が多かったため」

「会社の方針で不採用の理由は誰にも公開していない」

「不採用となった理由は皆様にお伝えしておりません」

このような形で伝えるようにしましょう。

不採用通知は取り消すことができる？

稀ですが、事情によって不採用通知を取り消す必要が生じるケースがあります。

その場合まずはメールで再選考の知らせを送付し、その後に確認の電話を掛ける流れが一般的です。

メールは件名を「【再選考のご連絡】株式会社〇〇〇〇」とし、まずは一度お断りした非礼を詫びます。

結果が変わった理由については、いかに必要な人材であるかを伝えるために「●●様のスキルを活かせるポジションが用意できた」というようにすると、必要とされていると感じ前向きな返答が期待できるでしょう。

【企業の本音】不採用となる理由にはどんなものがあるのか

ここまで企業側の本音について伝えてきましたが、不採用の理由について濁されたもののそれでも知りたいと思う求職者の方もいらっしゃるでしょう。

企業が不採用と判断する理由としては、次のようなことが挙げられます。

・スキルや経験が足りていない
・スキルや経験がありすぎる
・入社への熱意が感じられない
・コミュニケーション能力が低い
・社会人としての基礎がなっていない
・社風や部署の雰囲気に合わない
・自己評価が高すぎて謙虚さがない

スキルや経験が足りない

中途入社の人材に企業が最も求めるのは、即戦力となるスキルや経験です。

人としてどんなに素晴らしくても、学歴が良くて別の仕事では高いスキルを持っていたとしても、その会社にすぐに貢献してくれる人材でなければ、採用には至りません。

スキルや経験がありすぎる

逆に、求める人材よりもはるかにスペックが高い、というのも不採用理由となります。

職場では、働く人のバランスも大切です。頼みたい仕事が比較的誰にでも可能なことだったり、チームの一員として働く人が欲しかったりした場合には、入社してもやりがいを与えられない可能性が高く、すぐに辞められてしまう可能性も。

そのため、求めているよりかなり高いスキルを持つ人というのも、敬遠されてしまうのです。

入社への熱意が感じられない

経験やスキルの次に、企業側が知りたいのは仕事に対する熱意や働く意欲があるかどうかです。企業はそこも気にして採用活動を行います。

志望動機がありきたりで抽象的だったり、自社やその取り扱い業務に関してろくに調べてもいなかったりと、入社する気が本当にあるのかどうか疑わしい場合も、不採用となりがちです。

コミュニケーション能力が低い

職場では、社内外の数多くの人と関わります。取引先やクライアントとのやり取りが必須な職種もあるでしょう。

基礎的なコミュニケーションができない人は、企業にとって採用しにくいもの。会社の一員として仕事を任せることもできません。

たとえば面接官が話しているのに、目を合わせようとしない、返事が曖昧、声が小さく聞き取れない。あるいは質問と回答が噛み合わない、などは不採用の決め手となります。

社会人としての基礎がなっていない

コミュニケーションのみならず、それ以前の礼儀やマナーが見についていないことも、採用されない大きな理由です。

たとえば書類選考の時点で、履歴書を鉛筆書きする、修正液で消してある、といった非常識なものは認められません。面接に連絡なく遅れてくる、ビジネスに相応しくない髪型や服装で現れる、というようなことでは、不採用とされても仕方がありません。

社風や部署の雰囲気に合わない

企業が新しく人を雇うには、その人が職場になじめるかどうかも重要なポイントです。体育会系ではきはきした明るい人を求めているなら、物静かでおとなしい人は合いません。職種にしても同じことが言えます。

また、中途入社では入る部署も決まっているのが一般的。そのため、周りの社員と上手くやっていけそうかも判断の基準となります。この場合、何が良い・悪いかはケースバイケースです。

自己評価が高すぎて謙虚さに欠ける

新しい環境になじもうとする本人の姿勢も、企業側は見ています。

経験やスペックが高く自分に大きな自信を持っている人は、役に立つことをアピールしようと、大きな態度に出てしまったり、いきなりその会社の欠点を挙げ出したりすることも。

また、実績がそこまでないのに自分を良く見せようとすると、自己評価だけが高い人物と判断されてしまうこともあります。

謙虚さに欠ける人には仕事を教えにくいことから、周りの人との人間関係にも懸念を持たれてしまうのです。

不採用理由の伝え方に困る前に転職エージェントの利用がおすすめ

実は求職者にとっては唯一、不採用理由がわかる可能性が高い方法があります。

それは、転職エージェントを介して求人に応募することです。

企業側は、不採用理由を応募者本人には伝えにくくても間を介した転職エージェントになら伝えることができますし、その必要もあります。

というのも、転職エージェントには不採用理由を言わないと、自社がどういう人材を欲していて、どういう人材ではダメなのかが伝わりません。

企業のニーズに合う求職者を紹介してもらうには、企業は不採用とした理由を転職エージェントに知らせる必要があるのです。

最後に

不採用通知を送る際には、企業も気を遣うものです。

求職者の気持ちや今後を考えると、正直に理由を伝えた方が良いのでは？と考えてしまうかもしれません。

しかし、ありのままを伝えたことで思わぬトラブルにもつながりかねないのです。

誠意を伝えるために、テンプレートになってしまわないよう留意して求職者の今後の活躍を期待しましょう。

転職エージェントでは、不採用の理由を通してミスマッチを防いだ採用を心がけています。

ぜひ一度ご相談ください。