退職したのに連絡してくる上司や同僚への正しい対応とは？防ぐための注意点も転職エージェントが紹介します

退職後の業務連絡とは？

退職してから来る業務連絡とは、そもそもどのようなものがあるのでしょうか？

人や会社によっては退職後毎日のように連絡が来ることもあるようですので、実際の事例もあわせて業務連絡の内容についてお伝えします。

業務の引継ぎについて

自分がこれまで担当していた業務について、後任の人から不明点について連絡が来るケースは珍しくありません。

これは所属部署で担当していた業務についての質問や、営業などの場合は担当していた顧客についての質問が来ることが多いです。

業務についての質問であれば、仕事の進め方やトラブル発生時の対応方法、会社によっては備品の管理場所などの質問が来ることもあります。

特に小規模な会社で、社員一人一人の担当業務が多い場合などは細々とした質問が退職後に山のように来ることは少なくないです。

また担当顧客については、顧客ごとの対応方法はもちろんのこと、扱いの難しい顧客を任せられたスタッフから問い合わせが来ることもあります。

一般的な会社であれば上長や先輩がサポートに入るものですが、退職後にヘルプを求めて連絡が来た人を何人も見てきました。

貸与品や社員証などの返却について

制服や社用携帯・パソコン、社員証など、会社から貸し出されている貸与品の返却忘れがあると、上長や会社の総務部などから連絡が来ます。

会社や仕事内容によっては貸与品が非常に多いこともありますので、返却忘れは気を付けてください。

また貸与品以外にも、自分しか使わないパソコンやファイルなどのパスワードについても、引継ぎ漏れがあると問い合わせが来ます。

退職後に業務連絡を送られないために

すっきりした気持ちで退職後の時間を過ごしていたり、新しい会社で働き始めているタイミングで業務連絡が来ると嬉しくないでしょう。

こういった業務連絡は、退職時の対応次第である程度防ぐことが出来ますので、その方法についてお伝えします。

引継ぎをしっかりしよう

退職後の業務連絡を防ぐのに一番有効なのは、引継ぎを万全に行うことです。

これさえしっかり出来ていれば、殆どの場合で退職後の業務連絡を受け取ることはありません。

その際に重要なのは、上長や後任の人材に主導権を任せないようにすることです。

上長や後任の人材は、引継ぎがしっかり進んでいるかどうかなど、進捗状況を確認することに熱心なケースは多くありません。

そんな状況で相手主導で引継ぎを行ってしまえば、退職日の直前になっても引継ぎが終わっていないという事態になってしまいます。

退職日から逆算してスケジュールを決めて、自分から積極的に引継ぎを行いましょう。

返却物について確認しよう

返却しなければいけない貸与品については、上長や総務部など適切な担当者に早めに確認しておくことが重要です。

退職手続きの書面に貸与品に関する記載がある会社もありますが、無い場合には自分から確認を入れてリストなどにしておきましょう。

貸与品の返却が済んでいない、あるいは紛失したとみなされてしまうと、賠償しなければいけないこともあり得ます。

そのため返却物の確認についても、会社主導にせず自分から積極的に動いてください。

分からないことは早めに確認しよう

引継ぎや貸与品の返却についてはもちろんですが、それ以外にも退職時の不明点があれば早めに確認を入れてください。

対応しなければいけない内容次第では、即日対応が出来ないこともあるでしょう。

特に退職手続きに必要な書類の準備や提出期日などは、対応漏れがあってはいけません。

そのため少しでも不明な点があれば、早め早めに確認をしてください。

業務連絡が来た時の対応方法とは？

それでは退職後に会社から業務連絡が来た場合の対処方法についてお伝えしていきます。

場合によっては対応が必須じゃないこともありますので、参考にしてください。

そもそも対応すべきなのか？

業務連絡が来た際に、対応しなければいけないのか疑問に思うこともあるかと思います。

これは業務連絡の内容によって異なりますが、貸与品の返却や書類の提出漏れ・記載ミスについては対応するべきです。

特に貸与品の返却漏れについて放置すると、会社から督促状が届くこともありますので気を付けてください。

また仕事内容そのものについての業務連絡であれば、法的にいえば対応する必要はありません。

そのため対応をするかは個人の自由ですが、パソコンやファイルのパスワードについての質問などは、引継ぎ漏れをしていたら対応しましょう。

返却物は郵送でも大丈夫

貸与品の返却については、わざわざ会社に直接持っていく必要はありません。

そのため郵便などで送ってもらっても大丈夫です。

古い体質の会社では「直接持ってくるのが礼儀」など苦言を呈することもありますが、規約などで義務付けられてなければ気にしなくて良いです。

ただ郵便でいきなり送りつけるのは良くありませんので、一言確認や断りを入れておくのが社会人としてのマナーでしょう。

また返却物の種類によっては、通常の郵便では問題となるケースもあります。

例えば保険証や社員証などの個人情報に当たるものについては、一般書留や簡易書留などを使って送るのが適切です。

業務連絡にはいつまでに返事をするべきか？

業務連絡が来た場合には、いつまでに返事をすべきでしょうか？

これは業務連絡の内容次第で変わりますので、それぞれの対応期日についてお伝えします。

返却物や書類は決められた期日までに

返却物や書類の対応漏れについては、出来るだけ素早く対応を行う必要があります。

企業によっては対応期日も伝えてくれることがありますので、その場合には期日までに確実に対応を行ってください。

また期日が提示されなかった場合には、いつまでに対応をすれば良いのか担当者に確認をしておくと安心です。

業務内容に関する引継ぎは期日なし

担当顧客の対応内容や、トラブル発生時の対応方法についてなど、業務内容に関する引継ぎについては明確な期日はありません。

対応事態も必須ではありませんので、都合がつく範囲で対応をして貰えれば問題ないです。

自分の引継ぎミスなどで退職先に迷惑が掛かっているケースなら出来るだけ早い対応をするのが一般的となります。

ですがそうでないなら期日については特に気にせずに対応して大丈夫です。

退職時の引継ぎで押さえるべきポイント

ここまでお伝えしてきた通り、退職後の業務連絡を防ぐには退職時の引継ぎが一番重要です。

そこで引継ぎを行う際に押さえておきたいポイントについてお伝えします。

後任の人材を早期に見つけておく

引継ぎに関しては、まず後任となる人材が必要になります。

そもそも人手不足で外部から新たに社員を雇わなければいけない場合なら別ですが、社員数がある程度充足しているならそれが可能です。

同部署の後輩や同僚など、退職時に仕事を任せられる人材を早めに見つけておくと安心して退職が出来るようになります。

全てを引き継いでおく必要はありませんが、雑務などは少しずつ引継ぎをしておくと退職時にスムーズです。

引継ぎ用の顧客リストやマニュアルを用意する

引継ぎを行う際は口頭だけでなく、マニュアルなどを作って書類に落とし込んでおくのが一番確実です。

特に書類にしておくと時間を掛けて引継ぎをしなくても良くなりますので、自分も引継ぎされる相手もとても楽になります。

そのため早め早めに業務用マニュアルの準備を行っておき、退職時にはそのマニュアルを渡すだけで済ませられるようにしておきましょう。

また顧客リストも同様で、これまでの取引内容や顧客の性格・コミュニケーションスタイル、対応時に気を付けるべき点などをリストにします。

こうしておくと、長い時間を掛けて1人1人の顧客情報を伝える必要が無くなりますし、引継ぎ漏れが発生するリスクも減らすことが可能です。

こちらも退職を考えたタイミングなどでリストを作り始めておくと、退職時に焦って対応をしなくて済むようになります。

仕事の関係者に挨拶をしておく

やり取りの多い部署や取引先など、自分の業務と関連する場所には挨拶回りをしたり、後任について伝えたりしておくと安心です。

突然担当者が変わって相手先が困惑してしまうことも珍しくありません。

そのため事前に話を通しておくのが最低限、出来れば後任の人材と一緒に挨拶回りまで出来ればベストです。

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転職を決めたら早めに引継ぎの準備をしよう

上記でも言及してきましたが、退職・転職を決めたら引継ぎについては出来るだけ早く準備を進めておけると安心です。

退職交渉をするときの引き止めを回避する材料にもなりますし、引継ぎ漏れのリスクも格段に下げることが出来ます。

引継ぎ用の資料を作っておくことで自分の担当業務を整理することにも繋がりますので、早めに準備をしておくメリットは大きいです。

転職エージェントなら退職時の相談も可能

転職活動をサポートしてくれる転職エージェントなら、退職時の会社とのやり取りについてもアドバイスをしてくれます。

そのため転職活動や退職時の対応について心配がある方は、エージェントサービスを利用してみましょう。

退職時のアドバイスだけでなく、求人紹介やキャリア相談から書類や面接のアドバイスまで転職活動全般についてサポートをしてくれます。

退職交渉に入るタイミングや退職交渉を行う際のアドバイスなども教えてくれますので、転職活動への不安が強い方にはおすすめのサービスです。

まとめ

今回は退職後に会社から来る業務連絡の対応方法や、退職時の引継ぎについての詳細をご紹介してきました。

退職に関する書類作成や貸与品の返却、業務の引継ぎなど大変なことが多いですが、非常に重要なことばかりです。

ご紹介してきたように、引継ぎについて早めに準備をするだけでも負担を大きく減らすことが出来るようになります。

転職を考えている方や、業務連絡に困っている方はぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

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