テレワークでコミュニケーションが不足….転職先の企業にいち早くなじむためには？

テレワークでコミュニケーション不足になり会社になじめない

転職したけど、仕事はテレワークで親睦会や飲み会も自粛、会社の同僚や上司と顔を合わせる機会もほぼなくコミュニケーション不足でなじめない。

今までなら社内でたわいもない雑談をしていたのが、転職してすぐテレワークになり、接触の機会がないために、「同僚がどんな人かも実はよくわからない」。そんな悩みや不安を抱えている人が少なくありません。

また、チャットワークやメールで業務上のコミュニケーションは取っていても、ちょっとしたニュアンスの違いで相手を傷つけたり誤解が生じることもあります。

では、今あなたが抱えている悩みを解消するにはどうしたら良いのでしょうか。

テレワークでコミュニケーションを円滑に取る5つのコツ

テレワークのコミュニケーション不足を解消する5つのコツについて解説します。

チャットではマメにコミュニケーションを取る

メールでのやりとりは、文頭の挨拶や締めの文章などを書くのは一般的なマナーとされています。

しかし、チャットツールでは、そのような挨拶は不要です。むしろ要点をわかりやすく伝えるのがポイント。

わからないことがあれば、会話と同じような感覚で普段の会話のような調子で分からないことを聞けるのがチャットツールの便利な点です。

ただし、対面とは違い、質問したり会話を投げかけたときに相手がすぐに返信できる状況にあるとは限りません。これが、コミュニケーションがスムーズでないと感じる原因です。

チャットツールを活用してコミュニケーションを円滑にするには以下のような対処を取りましょう。

・相手の状況も考えて早急なレスポンスを求めないこと

・焦らず仕事を進行すること

・質問された相手は「今、会議中なので夕方以降に返信します」など、一言メッセージを入れる

例えば、オフィスであれば質問したい相手が不在かどうかはわかりますし、質問できる相手が特定の人でない場合は、近くにいる他の人に聞くこともできます。一方で、テレワークの場合はそれがしづらい環境にあります。

相手の返事がないために、今日予定していた一日の仕事の流れがスムーズに進められないこともあります。また、いつもはレスポンスが早いのに返事がないと疑心暗鬼になりがちです。

これらの問題を解消するには上記のようなちょっとした心がけと相手への配慮が必要です。

わかりやすい文章を書くことを心がける

チャットでわからないことを上司や同僚に聞くとき、気を付けなければならないことがあります。

業務の詳細について質問したい内容がまとまっていないうちに会話の感覚で話しかけると、質問された相手は要点がわからなくて返事がしづらいことがあります。

あなた自身が何がわからないかもわかっていない可能性もあります。質問したり説明したりするときは箇条書きで伝えるなど、内容を整理してから論理的で読みやすい文章にまとめるよう工夫しましょう。

このときのコツは、要点を冒頭に書くことです。冒頭文を読んで相手は優先すべき案件かそうでないかを判断できますし、内容が一目見てわかるので読んでもらいやすくなります。

オンライン会議は映像付きで

チャットワークだけでも業務が完結する仕事もあります。しかし、コミュニケーション不足を解消するには、映像で顔を合わせられるオンライン会議をなるべく活用することです。

音声だけでも会議はできますが、表情が見えることで伝わりやすさや安心感もあります。チームで仕事をしているという意識を深められたり、一体感を感じられたりする方法です。

進捗状況やスケジュールをチームで共有する

テレワークは、自分の業務内容や進捗状況、日々のスケジュールを上司やチーム内で共有することが大切です。

チームのメンバーのスケジュールが把握できることで、コミュニケーションが取れる状況かそうではないかも判断ができます。

また、作業量がオーバーワークになっていないかどうか、仕事の状況を把握してもらうことで、上司に相談がしやすくなります。

雑談のコミュニケーションもときには必要

テレワークになって、煩わしい人間関係がなくなったり、余計な電話を受ける必要がなくなったりして効率的に仕事に集中できるようになった。

その一方で、人間関係があまりになさすぎて、ロボットのように業務だけをこなしていることに不安を感じる。

業務以外のちょっとした雑談のコミュニケーションもときには大切です。テレワークは、孤独感を味わうこともあり、中には精神的にめいってしまう人もいます。

心の不安を取り除くためにも、多少の時間の雑談やたわいもない会話が日々の孤独感から抜け出せる方法になることがあります。

会社の環境にどうしてもなじめないときの対処法

業務的なコミュニケーションは問題なくこなしているけど、顔が見えない中で仕事していると人間関係もわからないし、会社の環境にどうしても不安がある。そんなときの対処法をご紹介します。

業務以外の会話や活動に積極的に参加する

前述のチャットワークでのちょっとした時間の雑談以外にも、チーム内で週1回のオンラインミーティングがあるのであれば、できる限り参加したり、仕事以外の会話や活動ができる機会を企画・提案したりすることも大切です。

リモートでも仕事以外で親密な関係を築くことは、仕事での連帯感を持つことにもつながります。

なじめないと感じたときは相談する

対面のコミュニケーションがないために「仕事のモチベーションが上がらない」と感じることが解消できず「転職しなければよかった」と悩むかもしれません。

そんなときは上司に相談しましょう。上司と一緒に悩みを解消する方法を考えてみることをおすすめします。たとえリモートで仕事をしていても、あくまでもチームで仕事をしているので、あなたは決して一人ではありません。

テレワークで最も重要なのはセルフマネジメント力

テレワークやリモートワークで働く中で最も重要なセルフマネジメント力。「自宅で働くようになってから労働時間が長くなってしまい、夜中まで働いている」という声は少なくありません。このサイクルを変える方法をご紹介します。

一日のスケジュールをルーチン化する

たとえ自宅で仕事をしていても、「オン・オフ」をつけることが大切です。

例えば、仕事をする部屋と生活する部屋を分けたりするのもひとつの方法です。また、下記のことを決めて毎日継続することから始めてみましょう。

・毎日決まった時間に起床する

・決まった時間に朝食・昼食・夕食を食べる

・決まった時間に始業し、決まった時間に終業する

・プライベートの時間をつくる

一日の仕事のスケジュールを毎日同じ時間に同じ行動をするようルーチン化することも不規則な生活になりがちな問題を解消する方法です。

心身の健康管理に気を付ける

生活が不規則になると、心身に支障が出やすくなる可能性があります。会社で受けられる定期健康診断は当然ながら必ず受診しましょう。

同じ姿勢でパソコンに向かって作業を続けていると、視神経や肩・腰に大きな負担がかかります。長時間集中して作業している場合は危険です。その状態が続くと心身ともにストレスを感じ、体調不良となる可能性があります。

仕事をするためには、まずは健康第一です。一時間ごとに少し休憩をしたり、立ったり座ったりするなど健康管理には気を付けましょう。

上司は社員の中で情報格差が生じないよう注意する

もし、あなたがチームを統率するマネージャーであれば、情報格差が生じることで一人だけ置いてけぼりにならないよう注意する必要があります。

情報格差を生じさせないために、業務的な連絡はチャットツールで全員に周知することは当然ながら、雑談が共有できるSNSやLINE、掲示板を活用するという方法もあります。

SNSはプライバシーの問題もあるので注意が必要です。例えば、社内のメンバーにプライベートな投稿を見せないで活用したい場合は「制限リスト」で制限したい人を設定できます。

社内のメンバーが共有して見られるページを作成して情報を常に共有し、誰でも気軽に反応したりつぶやいたりできる環境をつくることが情報格差を生じさせないコツです。

ただし、SNS内で社員同士の議論が始まって炎上しないよう気を付けましょう。

まとめ

テレワークやリモートワークが原因で生じるコミュニケーション不足を解消する方法をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。もし、テレワークが原因で精神的に病んでしまいそうなのであれば、危険な状態になる前に誰かに相談しましょう。

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