円満退職に向けた退職面談とは？上司への伝え方や例文を解説
退職を決意したものの、上司にどう切り出したら良いか悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。退職する会社とは言え円満な関係のまま去りたいものです。そこでコンサルタントから退職面談を進めるコツを7つお伝えしますので、円満退職を実現しましょう！
目次
円満退職につながる退職面談7つのポイント
最低でも退職希望日の1ヶ月前には退職意思を伝える
円満に退職するためには企業の事情にも配慮する必要があります。
そのため、退職の意思は遅くとも退職希望日の1ヶ月前までに伝えましょう。
就業規則の確認は必須ですが、例え短い期間で定められていたとしても、引き継ぎや退職の挨拶、手続きの期間を考えると1ヶ月以上前が望ましいです。
法律上では2週間前に伝えれば辞められることになってはいますが、迷惑を掛けずに滞りなく退職へ進めるためにも退職意思を伝える時期の参考にしてください。
直属の上司に口頭で伝える
退職意思を伝える相手は直属の上司です。
まずは退職願や退職届などの書面ではなく、口頭で伝えます。
もし、退職理由が直属の上司との関係性の悪化であったとしても、他の人に最初に伝えるのはビジネスマナー違反ですので注意しましょう。
直属の上司に口頭で伝えるという基本的な段取りをしっかりと守ることで、会社や上司とのトラブルを避け円満退社につなげることができます。
また、退職面談は、退職意思を伝えて合意を得るのが目的ですので、一方的に伝えれば良いのではなく意思を示したうえで日程を交渉する姿勢で臨みましょう。
上司との退職面談では事前にアポイントを取る
退職意思を伝える相手である上司には、必ず事前に「ご相談したいことがあります」など約束を取り付けるようにしましょう。
日時を決めるための連絡はメールなどでも構いません。
その際、一対一で話ができる環境を用意する必要があるため、休憩室などではなく会議室のような静かな場所を選んで用意しましょう。
繁忙期や人事異動前後は避ける
業界や企業によって具体的な繁忙期は異なりますが、年末年始、3月から4月頃、6月から8月頃は人事が忙しい時期ですので避けるのが無難です。
また、所属する部署やチームがプロジェクトの最中であったり人事異動の前後など、上司やメンバーに負担をかけることが分かっている時期も選ばないようにしましょう。
納得してもらえる退職理由を伝える
上司が納得しやすい退職理由を用意することも円満退職には必要です。
例えば家族の転勤など引っ越しを余儀なくされる、現職では実現できないキャリアプランがあるケースなどは「仕方ない」と受け入れてもらいやすいでしょう。
本当の退職理由が現職への不満などネガティブな場合は、正直に伝えると引き留めにあったりトラブルにつながることも考えられます。円満退職のためにはポジティブな理由を伝えるのがおすすめです。
退職希望日を相談する
退職希望日はあくまで「希望」です。
「〇月末で退職します」というような一方的な伝え方は控え、繁忙期など会社に負担をかける時期は避けたい意向が伝わるようにすると良いでしょう。
ただし、転職先がすでに決まっている場合は入社予定日を伝えることが円満退職につながることもあります。
転職先を伝えない
転職先への入社予定日を伝えたとしても、転職先の社名は避けましょう。
特に同業界の場合は上司同士が繋がっている可能性も考えられます。
何かしら不利な情報が流れることを防ぐためにも、具体的な社名を伝えるのは控えた方が無難です。
また「その会社ならうちの会社でもっと良い条件が出せる」と引き留められるかもしれません。
もしも聞かれた場合は「〇〇業界の会社です」というように伝えると良いでしょう。
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【例文付き】退職面談で失敗しない退職意思の伝え方
キャリアアップなど前向きな理由で退職する場合
前向きで、自社では実現できない理由であれば上司としても納得しやすいでしょう。
感謝の気持ちと謙虚な姿勢で退職意思を伝えましょう。
例文
急で申し訳ありませんが、お時間をいただきありがとうございます。リーダー職として勤めるようになって以来、より大きな規模のプロジェクトを手掛けたいという気持ちが強くなりました。
以前から英語を活かせる海外の案件に興味があったため、このたび海外へ事業拡大中の企業への転職することになり、時期をご相談させていただきたいです。
入社予定日の関係で、退職日は可能であれば来月末とさせていただきたいのですが、いかがでしょうか。
パワハラや人間関係など職場に不満がある場合
職場への不満が理由になっている場合、そのまま伝えるとトラブルにつながる可能性があります。
退職までは期間がありますし、上司や同僚との関係が悪化したり、不満を解消する提案がされ円満退職が妨げられるかもしれません。
この場合は不満には触れず、やむを得ない事情を理由にすると良いでしょう。
例文
お忙しいなか、話す時間をいただきありがとうございます。
将来的に実家の家業を継ぐことが本格的に決まりました。つきましてはできるだけ早く実家に帰ることになったため、退職の段取りを相談させていただけるでしょうか。
これまで経験させていただいたことには大変感謝しております。ご迷負担にならないよう〇月中旬以降の退職を考えております。
家庭の事情で退職する場合
家庭の事情を理由にするのであれば、あまり詳しいことまで話さないようにしましょう。
もしも嘘の理由で家庭の事情とするのであれば具体的な説明は避け、「家庭の事情なので…」とやんわりお断りできるメリットがあります。
例文
急なことで大変申し訳ございません。長期的に家族の看病が必要になり、勤務時間が調整できる職種へ転職することにいたしました。
これまで〇〇さんには色々なことでお世話になりましたので、ご迷惑が掛からないよう引き継ぎを行いたいと思っております。〇月の退職であれば現在のプロジェクトが落ち着くタイミングかと思うのですが、いかがでしょうか。
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退職を切り出す際の注意点
退職希望日は引き継ぎ期間も考慮して設定する
引き継ぎは2～3週間程度の期間が目安ですので、退職希望日を検討する際の参考にしてください。
退職を切り出す時点で引き継ぎ事項をあらかじめリストアップしておくなどの準備があれば、円満退社に向けてよりスムーズに進めやすくなります。
後任者の候補が決まっていればスケジュール調整を行い、決まっていなければ業務に支障をきたさないよう引き継ぎの計画が必要です。
また最終出社日から逆算して引き継ぎのスケジュールを立てる必要がありますので、退職が決まったら上司とすり合わせながら進めましょう。
退職面談前に退職意思を周りに漏らさない
直属の上司と退職面談を行うまでは、同僚や取引先などに退職について話さないようにします。
これも退職意思をまず最初に伝えるのは直属の上司だというマナーに則った大事な手順です。
本人ではなく他の誰かから先に退職意思が耳に入ってしまうと、思わぬトラブルを招きかねません。
円満に退職するためには段取りを守り、できる限り会社や上司へ迷惑がかからない方法をとりましょう。
退職面談の前に伝えることを準備する
退職面談当日までには、伝えることをすべて準備しておきましょう。
一般的に転職面談で聞かれるのは下記の項目です。
- ・退職希望日
- ・退職の理由や決意したきっかけ
- ・転職先は決まっているのか
- ・有給消化の日程希望
退職面談でよく聞かれる以下の項目についても準備しておくと良いでしょう。
- ・職場の不満や改善点
- ・仕事のやりがい
- ・研修や先輩の指導は適切だったか
- ・転職先を決めた理由
退職面談でこうなったらどうする？パターン別対応例
上司に退職を引き留められた場合
退職意思を伝える際、相談ではなく報告であるという姿勢で一貫するようにしましょう。
日程については「この日に退職します」という一方的な伝え方は控えるべきですが、退職自体は相談ではなく決定事項であるという意思を伝えることが大事です。
例えば「退職したいと思っているのですが」といった相談ベースであったり、理由が不平・不満であれば、上司にとっては「問題を改善すれば留まってもらえる」と受け取ることができてしまいます。
そのため退職理由は、どうしても今の働き方では実現できないことにするのがおすすめです。
引き留めてもらえることに対する感謝と、それでも退職の意思は変わらないことははっきりと伝えましょう。
これまでお世話になった感謝もしっかりと伝えることで、気持ちよく送り出してもらいやすくなり、円満退社しやすくなります。
競合他社への転職の場合
同じ業界内で転職を考えている場合は、転職先について聞かれた際に「探しているところです」など明確に答えない方がトラブルを防げます。
特に競合他社への転職が決まっていると分かれば、会社としては機密情報の流出など懸念が増えてしまいます。
引き留めや転職先へのあらぬ噂が流れるような事態を防ぐためにも、伝えない方が無難です。
ただし同じ業界にいればいずれは分かってしまうことも考えられますので、できる限りマナーを守り、円満退社にこだわる必要があるとも言えるでしょう。
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円満退職するための伝え方に関するFAQ
退職の意思を固めたら何をすればいいの？
退職すると決めたらやるべきことがたくさんあります。
就業規則の確認、上司に退職意思を伝える、引き継ぎ、退職手続き、挨拶回り、有給消化などを順番に行っていきます。
転職活動や転職先への入社準備を並行する場合はしっかりとスケジュールを立て、双方に迷惑が掛からないよう進める必要があります。
退職までの手順は早めに確認するのがおすすめです。
退職意思をメールで伝えても大丈夫？
退職意思は上司と顔を合わせ、口頭で行うのがマナーです。
その意思を伝えるための時間調整の依頼はメールや社内のチャットツールなどでも構いませんが、退職意思は直接伝えるようにしましょう。
時期は遅くとも1ヶ月前までです。
テレワーク中など会うことが控えられている場合は、オンライン会議を申し出ても良いでしょう。
退職面談で引き留められた時は？
- ・引き留めてもらうことへの感謝
- ・退職の意思が固いこと
- ・これまでお世話になったことへの感謝
お礼の言葉+意思は変わらないこと+お礼の言葉という流れで揺らがないことを伝えましょう。
「引き留めていただきありがとうございます。しかし退職の意思に変わりはございません。これまで〇〇さんには大変お世話になりましたこと、感謝しております。」
このように退職の意思をはっきり伝え、且つ感謝の気持ちも忘れないようにします。
退職理由は、将来を考えたポジティブな理由か、家庭の事情のように自分の力ではどうにもできない理由など、現在のままの働き方ではどうしても解決できないものにすることで引き留めにあいづらくなります。
パワハラが理由の場合、退職面談で本音を伝えていいの？
退職面談では、人間関係の問題などには触れない方が無難です。
転職に向けて思わぬトラブルが起こる可能性は避けた方が良いでしょう。
円満退職してできる限り転職を成功させるためにも、退職までの期間をスムーズに進めることに注力するのもひとつの方法です。
もしもパワハラで体調不良をきたしている場合は、休職ではなく退職の意思が固まっているとはっきり伝えます。
もしくは将来を見据えた前向きな退職であると伝える、家庭の事情なので理解してほしいと伝えるという方法もあります。
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退職面談について悩んだら転職エージェント「ギークリー」へご相談ください
会社にとっても、財産である社員を手放すのは心苦しいものです。
退職の時期や引き継ぎ事項など、会社にとってできる限り負担や迷惑が掛からないよう準備していると示すことで、退職意思を受け入れてもらいやすくなります。
双方が納得して円満に退職するためにも、事前にしっかりと準備を行いましょう。
退職理由は、場合によって本音と建て前を使いわけることも必要です。
もしも退職面談について少しでも心配や不安があれば、一度転職エージェントにご相談ください。
退職の進め方から転職のまで、ギークリーでサポートいたします。
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この記事の監修者
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【国家資格保有】キャリアアドバイザー 小峰涼平
5年間インフラエンジニアとして新規顧客提案や既存顧客への提案〜運用保守業務を経験。業務を行う中で人材業界へ興味を持ち、22年1月国家資格キャリアコンサルタントを取得。現在、資格を活かしキャリアアドバイザーとしてエンジニアの転職支援を行っております。
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