PMOとは？役割・必要性・メリットをわかりやすく転職エージェントが解説

PMOの概要

そもそもPMOとは？

PMOは、正式な名称である「Project Management Office」を略した言葉で、日本語で直訳をすると、「プロジェクト管理事務所」という訳になります。

正式名称や直訳した日本語を見ただけではどんな物なのか全くイメージがつきませんよね？

もう少し読み解いてイメージすると、進められている計画(Project)を管理(Management)する事務所(Office)というイメージが一番近いです。

ここでいう計画というのは、会社や組織で進められている複数の業務計画のことを指しています。

ですので、PMOは進められている複数の業務計画を取りまとめる部署やシステム等を指し示す呼称になります。

PMとPMOの違い

両者では権限の範囲が違います。

PM（プロジェクトマネージャー）はプロジェクトの規模によりますが、全体の管理・マネジメントを行います。

それに対してPMOはプロジェクトの一部を管理・マネジメントします。

• PM：プロジェクト全体にマネジメント権限を持つ
• PMO：プロジェクトの一部にマネジメント権限を持つ

以上のような役割がPMとPMOにはあります。

両者担当の範囲は違いますが、プロジェクトの進捗・品質のマネジメントという業務は同じです。

つまり最終的にシステム開発を無事にリリースするというゴールは同じということになります。

元々はPMの力量に頼っていたプロジェクトのマネジメントを、PMOは組織的にチームサポートし、PMが素早く意思決定などができるように情報をまとめたり効率化をはかります。

PMOはPMの縁の下の力持ち的な役割を持つ業務ともいえます。

PMOの役割

PMOを役割という観点で掘り下げていくと、大きく分けて3種類の役割に分類することができます。

それぞれの役割で担当する内容も異なりますので、役割と業務内容をご紹介をいたします。

①PMOアドミニストレーター(PMO事務)

進めているプロジェクトに関係した業務の、過程や業務工程をスムーズに進めるための業務を執り行うのが、PMOアドミニストレーターの主な役割です。

また、役割的に事務的な作業を担当することが多い為、PMO事務と呼ばれることもあります。

具体的な業務例としては、各チーム間や協力している外部メンバー間の情報共有、関係者間の会議の調整、チームメンバーの勤怠+稼働状況の管理、経費の処理などの仕事が挙げられます。

②PMOエキスパート

進めているプロジェクトに関するスケジュールの作成や、現場の環境改善等の役割を担当するのが、PMOエキスパートです。

また、PMOエキスパートの主な業務は、大きく分けて5種類に分類されることが多いです。

下に分類と主な業務内容を記載しておきますので、こちらもチェックしてみてください。

プロセスの分析業務

プロジェクトのスケジュール作成や調整、業務の進め方の指示や改善、業務工程の標準化や文書化といった業務等

情報の分析業務

プロジェクトで出された案の可否を決める為に必要な基準の設定や改善、プロジェクトに必要な情報の収集方法や情報化方法の確立、プロジェクトの成果の見える化等

ツールの分析業務

関係者が使用するツール等の作成や改善、作成したツール等の使い方の指示や教育または使用の定着化等

ビジネスの分析業務

プロジェクトの顧客や取引先からの要望等のヒアリング、ヒアリングした内容をプロジェクトのチームメンバーと共有、プロジェクトの顧客や取引先の満足度確認、満足度の現状維持・向上等

人材開発に関する業務

プロジェクトのチームメンバーへのマネジメント教育の実施、熟練度の低いチームメンバーや若手メンバーの成長支援、チームメンバーのサポート等

③PMOマネジャー

プロジェクトでPMO活動を行っているメンバーの管理や教育といった業務を執り行うのが、PMOマネジャーの主な役割です。

また、PMOのチームメンバーの管理を行う役割の為、PMO内では上位の位置関係になることがほとんどです。

具体的な業務例としては、PMO活動の進捗確認や予算管理、PMOのチームメンバーの勤務状況の確認や教育、といった項目が挙げられます。

上で紹介した役割がPMOの主な役割になります。

チームメンバーの人数やプロジェクトの内容によって異なりますが、それぞれの役割ごとに担当メンバーが割り振られることもあれば、いくつかの役割を1人のメンバーが兼ねて担当するケースもあります。

なぜPMOが必要なのか

PMOの需要

ではPMという職種がある中でPMOはなぜ必要なのでしょうか。

大規模でPMOの設置がないプロジェクトだと、PMが進捗や状況を上手く把握できない場合があります。そこにPMOを導入することで、今までPMだけでは解決できなかった課題の解決が可能になります。

また、幅広く管理しているPMが補えない専門的なスキルの部分も補えるようになるため、プロジェクトの「質」の向上にも期待ができます。

プロジェクトの規模によって必ずしもPMOが必要ではない場合もありますが、特に大規模なプロジェクトでは、PMOはプロジェクトを円滑に進め成功へと導く重要な存在となります。

PMOの将来性

ひとつのプロジェクトには多くの人が関わります。

全体をまとめるPMを支援する立場のPMOは、ITプロジェクトの需要が続くかぎり高いニーズを維持するでしょう。

プロジェクトの成功率の推移を見ると、過去15年で2倍に増加したことが分かります。

日経BP社が調査しているプロジェクトの成功率は、2003年9月に実施した1回目ではわずか26.7%でした。

それが2008年に31.1%、2018年には52.8％にまで向上したのです。

以前の失敗の原因は要件定義の不十分さにあるとして、PMOは大きな貢献を果たしたとしています。

今後もその需要は高まるでしょう。

（参考：日経ビジネス『プロジェクト失敗の理由、15年前から変わらず』）

PMOを導入するメリット①　問題の見える化

問題の早期発見と対策が可能になる

現場の管理が適切になされていないと複数人で業務を進めていても、問題が発生したことを当事者のみが把握していて解決が先送りになってしまう、といった事例も発生します。

中には、その問題が未解決のままプロジェクトが終了し、後になってその点をクライアントに指摘された、という最悪なケースもあるようです。

こんなことを当たり前の様に続けていれば、顧客や取引先からの評価が低下し、契約の打ち切りになってしまう恐れも十分に考えられるでしょう。

そこで、PMOを導入することでプロジェクトを進める上で発生した問題を容易にチェックできるようになり、問題の早期発見とチームメンバー間での共有が可能になります。

また、発生した問題に対しての対策と立案をPMOメンバーと協力して行うことで、問題をスムーズに解消することができますので、上記のような事例の発生を未然に防ぐことができるのです。

PMOを導入するメリット②　習熟度のバラツキが減る。

特定の人への負荷の集中が無くなる

人には得手不得手があり、個人によって習熟度にもバラツキが有ります。

その状況を放置したまま業務を進めると、同じ業務時間の中で作業をする関係上自然と業務が得意な人に割り当てられる業務量が増えることになり、その人の負担が高くなってしまう可能性があります。

そうした場合、もし習熟度の高い人が何らかの理由で業務を行えなくってしまった際に、プロジェクトの進行速度が下がってしまう恐れがあります。

それだけならまだしも、実はその人にしかできない作業工程が多いと、その工程に関しては完全にストップしてしまうという最悪のケースにも繫がりかねません。

上の内容は最悪のケースを想定しているので、そのような状態になることはあまりないかもしれません。

ですが、PMOを導入すればメンバー間の作業に対する習熟度のバラツキを少なくすることができますので、進行速度の減少を最小限に抑えることが可能です。

また、所定の人しかできない作業を無くすというのもPMOの役割の一つです。

結果的にプロジェクトに関する作業工程を複数のメンバーが対応できるようになり、このような問題とは無縁になります。

PMOを導入するメリット③　業務の効率アップ

スケジュールの進行を効率的に進められる

PMOを導入すると、最初に設定されたスケジュールに対して、全体、各チームそれぞれの進捗状況の把握を並行して行うことになります。

管理を行うことで、プロジェクトの進行に遅延が発生していないか。遅延が発生しているチームがどこか。という点が一目でわかるようになります。

また、進捗に遅延が確認された際、対応人数の割り当て変更や増員、業務時間の延長等の対策を実施するかの判断がしやすくなります。

こういった管理や対応を実施することでプロジェクトの遅延を解消することができる、というのも大きなメリットの一つと言えるでしょう。

PMOを導入するデメリット

進捗管理に対して必要以上にナーバスなPMO

PMOの業務にプロジェクトの進捗管理がありますが、これが行き過ぎるとただの粗探しになってしまいます。

本来、ミスがないようにスムーズにプロジェクトを進行されることがPMOの業務です。しかし、「どこかにまだミスはないか？」となってしまう恐れがあります。

こうなると、現場ではミスを隠そうとするスタッフやミスを恐れて業務に支障をきたしてしまい、プロジェクトの進捗が遅れてしまうチームも出てくるでしょう。それでは本末転倒です。

PMOは各事業部の連携を上手くとるための潤滑油的存在なのです。PMOには進捗管理ばかり注力している人もいます。それではデメリットしかないでしょう。

機械的な管理

コミュニケーション能力に欠けるPMOはデメリットといえるでしょう。

進捗管理を日数や時間だけみて機械的に業務を進めるだけではPMOは務まりません。あくまでPMOはプロジェクトの調整役です。

各部門のスタッフとコミュニケーションをとりながら、遅れている部門の工程があるなら話し合って最適解を導くように努力することが本来の進捗管理ともいえます。

普段からコミュニケーションを取らず、進捗の遅れを指摘するだけなど機械的な対応をとっていると業務に対して消極的なチームになります。

最悪のケースだと、ミスを恐れて誰も担当していないような曖昧な工程が発覚し、プロジェクト自体が炎上あるいは頓挫してしまう恐れがあるのです。

PMOになる為に必要なもの

上でもご紹介した通り、デメリットもありますがPMOを導入することで数々のメリットが見込めますので、PMOの導入に関して多少の興味を持たれた方も居られるのではないでしょうか？

そこで、導入を検討されている方や興味が出てきた方たちの為に、PMOの導入に必要な物やスキル等に関してご紹介します。

プロジェクトや契約に関する知識

プロジェクト全般の管理や業務工程の改善等を行うには、プロジェクトに関する深い知識を有している必要があります。

また、顧客や取引先と顔を合わせる機会もありますので、契約実務に関する知識もあった方がよいでしょう。

コミュニケーション能力とビジネスマナー

チームや部門を問わずメンバー間の情報共有やスケジュール調整を行ったり、顧客や取引先との会議に出席する場面も多々あります。

ですので、コミュニケーション能力とビジネスマナーに関しては必須のスキルといっても過言ではないでしょう。

資料作成スキル

役割的に資料を作成する業務を行う機会が多いので、Word、Excel、PowerPoint等の文書や資料を作成する為に必要なツールは、問題なく使えるようにしておいた方が良いでしょう。

また、効率的に作業を行う為に、ショートカットキーやマクロに関する知識も勉強しておいた方が良いです。

資格

日本PMO協会(NPMO)という、PMOの普及活動を行っている協会がPMOに関する資格として下記の2つの資格を発行しています。

・プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格(PMO認定PJM-A™)

・PMOスペシャリスト™認定資格(NPMO認定PMO-S™)

上記の資格が無くてもPMOは導入できますが、こちらを取得しておくことでPMOに関する理解がより深まります。

費用は発生しますが、資格の勉強や取得試験もオンライン上で対応できますので、PMOを導入する場合は、こちらの資格取得も併せて検討してみてください。

必須ではありませんが持っておくことで、転職では有利に働きます。

キャリアパス診断を使ってキャリアの可能性を見ることもおすすめ

株式会社ギークリーでは、簡単な質問に答えるだけでChatGPTがキャリアについて診断するコンテンツを展開しております。

将来描ける可能性のあるキャリアについて、職種・年収・要求されるスキルの項目から知ることが出来る、完全無料で利用可能な診断コンテンツです。

診断結果の閲覧に加え、プロのコンサルタントとの面談も無料で行えるため、キャリアについてお悩みをお持ちの方はぜひ活用してみてください。以下のボタンより診断が行えます。

PMOに向いている人とは？

PMOは、PMと違い複数のプロジェクトを同時にマネジメントするケースもあります。そのため1つのことに注力するのではなく、柔軟に切り替えができる人が向いていると言えるでしょう。

また、物事を客観的に立ってみることができ、相手の立場に立って考えることができる人も向いています。

プロジェクトをまとめていくうえでメンバーとのコミュニケーションは必要不可欠です。そのコミュニケーションの取り方次第でプロジェクトが円滑に進むかどうか変わってくることもあるでしょう。

メンバーだけでなく経営陣とのやりとりも必要となるため、相手の気持ちに寄り添えるコミュニケーションスキルはPMOには必須のスキルです。

PMOに興味がある方は転職エージェントへ相談してみよう！

PMOとして働きたい方や、すでにPMOとしてキャリアを積みよりキャリアアップを目指している方は転職エージェントに相談してみましょう。

PMOはPMと共にプロジェクトを進めていき、進捗管理や品質管理に携わっていく仕事です。

転職エージェントでは専門のキャリアアドバイザーがあなたのキャリアをヒアリングし、PMOに必要なスキルについても無料でアドバイスします。

またよりキャリアアップを目指しているPMOの方は、経験やスキルを元に優良な非公開求人などもご紹介できるケースもありますよ。

転職エージェントは客観的にあなたを分析してくれます。自分だけでは気が付かなかったキャリアパスが見つかるかもしれません！

まとめ

ここまでPMOに関する基本的な情報をいくつか紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？

記事内で紹介した内容を元に考察すると、以下のような方がPMOに向いています。

• ・人とコミュニケーションを取るのが好きな方や苦にならない方
• ・トラブルが発生した際、冷静に状況分析+対策の立案ができる方
• ・一般的なビジネスマナーを有している方

PMOは、主にIT業界で導入されることが多いですが、その考え方自体は他の業種でも有効的に活用できます。ですので、今からプロジェクトを開始する、プロジェクトを進行しているがスムーズに進まない、といった状況にある方は、ぜひ導入を検討してみてください。