PMOの役割は何?具体的には何をやるの?基礎知識から解説します!

最近、IT業界を中心に話題の「PMO」という単語をご存知でしょうか?IT業界に限らず、多くの業種でも有効的に活用できる内容となっており、業務の効率化、スムーズな問題解決の実現に役立つようです!そんな「PMO」に関しての基礎知識等をまとめてみましたので、この機に理解を深めてみてはいかがでしょうか?

 

PMOを導入するメリット② 習熟度のバラツキが減る。

 

 

特定の人への負荷の集中が無くなる

 

人には得手不得手があり、個人によって習熟度にもバラツキが有ります。その状況を放置したまま業務を進めると、同じ業務時間の中で作業をする関係上、自然と業務が得意な人に割り当てられる業務量が増えることになり、その人の負担が高くなってしまう可能性があります。

そうした場合、もし習熟度の高い人が何らかの理由で業務を行えなくってしまった際に、プロジェクトの進行速度が下がってしまう恐れがあります。それだけならまだしも、実はその人にしかできない作業工程がある、なんてことも重なると、その工程に関しては完全にストップしてしまう、という最悪のケースにも繫がりかねません。

上の内容は最悪のケースを想定しているので、そのような状態になることはあまりないかもしれません。ですが、PMOを導入すれば、メンバー間の作業に対する習熟度のバラツキを少なくすることができますので、進行速度の減少を最小限に抑えることが可能です。

また、所定の人しかできない作業を無くす、というのもPMOの役割の一つですので、結果的にプロジェクトに関する作業工程を全メンバー or 複数のメンバーが対応できるようになり、このような問題とは無縁になります。

 

PMOを導入するメリット③ 業務の効率アップ

 

 

スケジュールの進行を効率的に進められる

 

PMOを導入すると、最初に設定されたスケジュールに対して、全体、各チームそれぞれの進捗状況の把握を並行して行うことになります。上記の様な管理を行うことで、プロジェクトの進行に遅延が発生していないか?遅延が発生しているチームがどこか?という点が一目でわかるようになります。

また、進捗に遅延が確認された際、対応人数の割り当て変更や増員、業務時間の延長等の対策を実施するかの判断がしやすくなります。こういった管理や対応を実施することで、プロジェクトの遅延を解消することができる、というのも大きなメリットの一つと言えるでしょう。

 

PMOになる為に必要なもの

 

 

上でもご紹介した通り、導入することで数々のメリットが見込めますので、PMOの導入に関して多少の興味を持たれた方も居られるのではないでしょうか?

そこで、導入を検討されている方や興味が出てきた方たちの為に、PMOの導入に必要な物やスキル等に関してご紹介させていただきます。

 

プロジェクトや契約に関する知識

 

プロジェクト全般の管理や業務工程の改善等を行うには、プロジェクトに関する深い知識を有している必要があります。また、顧客や取引先と顔を合わせる機会もありますので、契約実務に関する知識もあった方がよいでしょう。

 

コミュニケーション能力とビジネスマナー

 

チームや部門を問わずメンバー間の情報共有やスケジュール調整を行ったり、顧客や取引先との会議に出席する場面も多々あります。ですので、コミュニケーション能力ビジネスマナーに関しては必須のスキルといっても過言ではないでしょう。

 

資料作成スキル

 

役割的に資料を作成する業務を行う機会が多いので、Word、Excel、PowerPoint等の文書や資料を作成する為に必要なツールは、問題なく使えるようにしておいた方が良いでしょう。また、効率的に作業を行う為に、ショートカットキーやマクロに関する知識も勉強しておいた方が良いです。

 

資格(必須ではありません)

 

日本PMO協会(NPMO)という、PMOの普及活動を行っている協会がPMOに関する資格として下記の2つの資格を発行しています。

 

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格(PMO認定PJM-A™)

PMOスペシャリスト™認定資格(NPMO認定PMO-S™)

 

上記の資格が無くてもPMOは導入できますが、こちらを取得しておくことでPMOに関する理解がより深まります。費用は発生しますが、資格の勉強や取得試験もオンライン上で対応できますので、PMOを導入する場合は、こちらの資格取得も併せて検討してみてください。

 

まとめ

 

 

ここまでPMOに関する基本的な情報をいくつかご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

記事内で紹介した内容を元に考察すると、

 

人とコミュニケーションを取るのが好きな方や苦にならない方

トラブルが発生した際、冷静に状況分析+対策の立案ができる方

一般的なビジネスマナーを有している方

 

といった方が、PMOに向いている方と言えるでしょう。

PMOは、主にIT業界で導入されることが多いですが、その考え方自体は他の業種でも友好的に活用できます。ですので、今からプロジェクトを開始する、プロジェクトを信仰しているがスムーズに進まない、といった状況にある方は、ぜひ導入を検討してみてください。

Geekly Media ライター

クラウドマン

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