PMとPMOの違いは？PMOの役割や導入メリットを解説

PMとPMOの立ち位置の違い

 

 

PMはプロジェクトの責任者、PMOはプロジェクトの支援役

 

IT業界でいうPMとPMO、これらは果たすべき役割が全く異なります。

PMはプロジェクトマネージャー（Project Manager）で、そのプロジェクトの総責任者を指します。

対してPMO、つまりプロジェクトプロジェクトマネジメントオフィス（Project Management Office）は、プロジェクトマネジメントの支援を行う役割のことです。

プロジェクト体制としてみると、PMOはPMの下もしくは横につくことが一般的です。

それぞれの役割について詳しく解説します。

 

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PMOの役割・業務内容

 

 

PMOはプロジェクトマネジメントの支援役と述べましたが、実際にどのような業務を行うのでしょうか。

日本PMO協会が定めるPMOの3つの役割を基に、説明していきます。

 

 

（参考：日本PMO協会）

 

PMOアドミニストレーター：社内プロセスを円滑にする縁の下の力持ち

 

1つ目は「PMOアドミニストレーター」で、「PMO事務」とも呼ばれます。

プロジェクトに関する社内プロセスを、いかに円滑にするかを考え、実行する役割を担います。

具体的には、プロジェクトのデータを収集し、必要に応じて更新しプロジェクトチームやクライアントに共有、関連する書類作成やプロジェクトメンバーのコスト管理、経費管理なども行います。

また、プロジェクトの会議が開催される場合の会場手配、メンバーのスケジュール調整なども含まれます。

PMOの中で、最も事務的な業務を任されるのがPMOアドミニストレーターです。

 

PMOエキスパート：品質管理部門的な役割

 

2つ目は「PMOエキスパート」で、プロジェクトに関わる業務の作業プロセスや、ルールの標準化を図る役割です。

例えば、ドキュメントひとつとっても人によって記載方法が異なると、プロジェクトの混乱を招く事態に発展することがあります。

そうした作業者による品質の不規則さを無くし、標準化することがPMOエキスパートの役割です。

具体的な業務としては、社内プロセスの文書化、社内プロセス教育および定着化のためのフォローアップなども含みます。

 

PMOマネージャー：PMOの管理者

 

最後は「PMOマネージャー」です。これは、PMOメンバーのマネジメント業務全般を行うPMOの管理者的存在であり、プロジェクトにおけるPMのような立ち位置です。

PMOメンバーの組織戦略や計画から始まり、PMOメンバーの勤怠管理、教育なども行います。

PMOメンバーの業務がスムーズに進むように、PMO全体を管理・監督する役割です。

 

 

 

PMOが持っていると役立つ資格

 

 

PM同様、PMOになるために必要な資格はありません。

持っていると業務が格段に捗る資格をご紹介します。

 

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

 

一般社団法人日本PMO協会が資格認定する、NPMO認定PJM-A資格™です。

プロジェクトの現場業務で習得すべき基本的な知識と技術の習得を証明する資格であり、主にプロジェクトマネジメントの意味や概念を正しく理解できているか、プロジェクト遂行に必要なツールの知識や技術が身に付いているかが問われます。

 

PMOスペシャリスト™認定資格

 

一般社団法人日本PMO協会が資格認定する、NPMO認定PMO-S™資格です。

プロジェクトの現場業務において基本として取得すべきプロジェクトマネジメントの知識と技術を確認し、それを認定する専門性のある実績重視の資格です。

主に、プロジェクトの本質と重要性、知識を理解しているか、プロジェクトマネジメントツールの知識と技術を身に付けているかが問われ、プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格よりも実践に近く、より高度な内容です。

 

 

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PMOに求められるスキル

 

 

PMOは、PMに比べて実務能力が必要とされる場面が多いです。

IT業界に関する知識や一定のコニュニケーションスキルはもちろん必要です。

ここでは、特にPMOが持つべきスキルに焦点を絞って紹介していきます。

 

 

文書作成スキル

 

プロジェクトのスケジュールやルールを作成するなど、PMOはWordやExcel、PowerPointなどを使って資料を作成する業務を担います。

これらを問題なく使用できるスキルに加え、誰もが見やすく、使いやすい文書であることを考えながら作成するスキルが必要です。

 

プロジェクトに関する知識

 

プロジェクトに関する知識を深めておくことも重要です。

PMOは実務的な業務が多い分、自身の役割を全うしようとするあまり、プロジェクト全体に関心を持つ意識が低い場合があります。

PMと同程度のプロジェクトの知識は必須です。

 

コニュニケーションスキル

 

コミュニケーションスキルはPMにも求められるものですが、PMOの場合は、PMよりもメンバー個々の状況を把握して、小回りの効いた立ち回りが求められます。

また、PMと一緒にクライアントとの打ち合わせに同席することもあるでしょう。

社内のメンバーだけでコニュニケーションをしていると、いざクライアントと会話をする場面で上手く話せないことがあります。

普段から、社外の人と接して対外的なコニュニケーション力を付けておくことも重要です。

 

PMOに向いているのは複数プロジェクトに携わりたい人

 

PMOの仕事は、PMの経験を豊富に持っていることが条件とされることもめずらしくありません。

社内の複数のプロジェクトを同時にモニタリングするケースも多いため、できる限りさまざまなプロジェクト経験を積みたいと考える人に向いていると言えます。

その一方で、ひとつの現場にじっくり向き合いたい人やコンサルタント役だと思っている人は向いていません。

コミュニケーション能力を活かし、メンバーに気配りをしながらあくまで「メンバーのひとり」という立ち位置で全体を俯瞰して見る能力に長けた人は、PMOで重宝されるでしょう。

 

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PMの役割・業務内容

 

 

PMの役割は「プロジェクトの総責任者」と述べました。総責任者とは、具体的に何をしているのでしょうか。

 

 

プロジェクトの目的を定める

 

クライアントの課題をどういった方針、手法で解決するかを分析し、明確にすること、いわゆる「要件定義」の基となるプロジェクトの目的を設定することがPMの最初の業務です。

時に、プロジェクトを進めていくうちに当初の目的からブレてしまったり、目的がわからなくなることがあります。そういったときに、PMによる軌道修正が力を発揮します。

目的を見失いかけたときに立ち戻れるプロジェクトの軸となるものを設定することは、重要なPMの役割のひとつです。

 

プロジェクトチームを結成する

 

プロジェクトチームを結成するにあたり、そのプロジェクトを完遂するために必要なプロジェクトメンバーをアサイン（任命）します。

各プロジェクトの特性に応じて、メンバーの得意分野や性格、ときには人間性を加味し、プロジェクトへの協力を依頼するに足る人物かを見極める必要があります。

社外へアウトソースするケースの場合でも同様に、アウトソース先の実績や仕事の傾向を押さえておくことが重要です。

 

この時、注意が必要なのがコスト（予算）への意識です。

コスト内で実力のあるプロジェクトメンバーを集めること、そして最良のパフォーマンスを発揮するプロジェクトチームを結成することがPMの役割のひとつです。

 

プロジェクトを管理する

 

PMの最も重要な使命は「プロジェクトの完遂」です。

先に述べた目的、要件、プロジェクトメンバーの確保、予算管理など、プロジェクトに関わる要項の管理責任をPMが担っています。

プロジェクトの進行や実務の管理はPL（プロジェクトリーダー）が行うこともふまえ、PLの管理も含めてPMの責任範囲内です。

プロジェクトを俯瞰して、計画通りに進行しているか、問題は起こっていないか、プロジェクトの目的に沿った成果は上げられそうかなど、全体を管理する役割をPMは担っています。

 

このように、PMがやるべきことはプロジェクトの成功を左右する重要なものばかりです。

そのプロジェクトが成功するか失敗するかは、PMの力量が大きく影響します。責任は重大ですが、その分達成したときの喜びは大きいでしょう。

 

 

 

PMが持っていると役立つ資格

 

 

PMは資格がなければなれないものではありませんが、持っていると役に立つ資格はいくつかありますので、紹介していきます。

 

プロジェクトマネージャ試験

 

情報処理推進機構（IPA）が運営する国家試験である情報処理技術者試験にある「レベル4」として8つの高度区分試験が設けられています。

その中の1つが「プロジェクトマネージャ試験」です。

プロジェクトの責任者として、企画立案やメンバー・コスト管理や進捗状況、リスクヘッジ能力を問われる試験内容です。

平成30年の合格率は13.2％と、やや難関です。

 

 

 

PMに求められるスキル

 

 

PMは、プロジェクトの全体を把握しておく必要があるため、ITやそれ以外の知識、技術に関する高度な知見を身につけていなければなりません。

また、プロジェクトメンバーの信頼を得るため、知識や知見を持っているだけなく、それを基に実際に活用することも求められます。

持っていれば有利な資格はあるものの、PMに求められるものは「ビジネスマンとしての素養」の割合が大きいでしょう。

 

 

コミュニケーションスキル

 

PMにとって最も重要なスキルがコニュニケーションスキルです。

なぜなら、プロジェクトが失敗する要因として最たるものに「情報共有不足」が挙げられるためです。

 

プロジェクトメンバー間はもとより、クライアントとのコミュニケーション、それをプロジェクトメンバーに共有する手段・タイミング、アウトソース先との共有など、どれを欠いても大きな問題になる可能性があります。

また、プロジェクトに関わる全員が快適にコニュニケーションをとることができるような環境を作ることも、コニュニケーションスキルが必要な理由です。

誰に何をいつ、どのように伝えるか、伝えることによってプロジェクトにどのような影響が起こり得るか、それに対するフォローはどうするか、一連の流れを想定して情報伝達を行うことが重要です。

それが見極められるスキルを持つことが、PMとして信頼を勝ち取ることに繋がります。

 

セルフプロモーションスキル

 

自分を売り込むための自己表現という意味を持つセルフプロモーションですが、ここでは、クライアントやプロジェクトメンバー、アウトソース先にいかに信頼されるかを考え、表現するスキルという意味です。

PMが社内外問わず「この人に任せれば大丈夫」「この人の言うことであればやってみよう」と思わせることができれば、プロジェクトの進行は非常にスムーズです。

それゆえに、どうすればそう思わせることが出来るか、そのためにとるべき行動を考え、実行できるスキルが求められます。

言葉と行動が伴っていること、十分な技術力、周囲を巻き込むことができるリーダーシップを兼ね備える力がセルフプロモーションスキルです。

PMとしての立場や役割を理解し、例え本来の自分の性格とは違っていてもPMとしての意見を発信し、プロジェクトの円滑な進行のために行動できるスキルがPMには必要です。

 

コストマネジメントスキル

 

クリエイター上がりのPMには、コスト意識が低く、プロジェクトの利益を考えないという問題が見られるケースがあります。

時間や費用をかければ、成果物のクオリティが上がるのは間違いありません。

しかし、クライアントの予算が決まっている以上、これを無視してプロジェクトを進めるのはPMとしてやってはいけないことです。

一般的に、プロジェクトには目的達成の先に「売上をつくる」という前提があります。

このプロジェクトがどの程度の売上を作るのかを先に見越した上で、どの程度のコストをかけるのかを見定めるスキルがPMには必要です。

 

進捗管理スキル

 

システム開発現場において、エンジニアをはじめとしたチームメンバーの進捗状況を管理し、可視化する役目は非常に重要です。

プロジェクトにはさまざまな職種のメンバー、そして経験者だけでなく未経験者が参加する場合もあるでしょう。

そのため、プロジェクト内の進捗管理を担当するPMOに属するプロジェクトマネージャーは、個人個人の仕事内容を把握し、会社が求める目標を達成するために必要な最大限の能力を引き出す必要があります。

スムーズなプロジェクト運営をするための進捗管理スキルが求められます。

 

PMに向いているのは多角的な視野を持つ人

 

PMの適性があるのは、さまざまな角度から物事をとらえることができる人です。

敏感に察知し想像する力、客観的に課題を解決する方法を導き出す力が求められるからです。

現場とクライアント、双方に対して理解を示し業務を進めるためにはやはりコミュニケーションに苦手意識を持つ人には難しい仕事でしょう。

 

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PMOとPMのキャリアパスと将来性の違い

 

 

PMOとPMのキャリアパス

 

PMOは、チームのトップを目指すキャリアアップが考えられます。

PMOアドミニストレータ、PMOエキスパート、PMOマネージャーといった順に進み、最終的にマネジメントする立場へのキャリアアップや就業先で顧問として招かれるケースもあります。

 

PMのキャリアパスとしては、ITコンサルタントなどが挙げられます。

ITコンサルタントの場合、決められたプロジェクトで与えられた権限内で活躍するPMと異なり、企業の経営課題に向き合うのが仕事です。

より裁量を持つようになるため、その分やりがいも増えるでしょう。

 

PMOとPMの将来性

 

PMもPMOも、プロジェクトがなくならない限り需要がある職種だと言えます。

特に近年、DX推進の加速に伴いITコンサルティングの重要性は高まる一方です。

さらにIT領域以外でもプロジェクト単位で動くような仕事が増加する傾向にあるため、今後はあらゆる業界でPMOが不可欠な存在になっていくでしょう。

 

 

 

PMOを導入するメリットとは？

 

 

「PMOの仕事内容はわかったけれど、プロジェクトマネージャーがいれば事足りるのでは？」と考える方も中にはいるかもしれません。

しかし、PMOを導入するのには「現場」「企業経営」のどちらにもメリットがあります。

この項目では、PMO導入のメリットについて解説していきます。

 

現場のメリット

 

・プロジェクト関連の社内工程をスムーズに進める役割を担うPMOアドミニストレータ(PMO事務)。

・プロジェクト環境やルール策定に改善、そして標準化する役割を担うPMOエキスパート。

・PMO全体のマネジメント業務をおこなう役割を担うPMOマネージャー。

 

プロジェクト規模によって上記の役職が変動することもありますが、基準は上記3つがPMOの役割です。

PMOの効果は大規模プロジェクトになればなるほど発揮される傾向にあります。

大規模プロジェクト案件になると、PMひとりではプロジェクト管理や進捗管理、品質管理もままなりません。

数百人にものぼるプロジェクトメンバーをPMだけで管理するのは至難の業です。

そういう現場にPMOを導入することで、より円滑にシステム開発プロジェクト成功へと導くことができるでしょう。開発チーム全体の連携を高めるのにも一役買ってくれます。

 

企業経営でのメリット

 

日本PMO協会によると、企業経営でのメリットには次の7つが挙げられています。

 

 

現場が感じられるメリットが目の前のプロジェクトに対しての進めやすさであることに対し、企業経営側は長期的に自社のメリットにつながるものが目立ちます。

PMOはプロジェクトに価値を提供する役割でありながら、すべてはPMの意思決定をサポートすることが目的です。

最終的に組織がこれらを身につけることができる点が最大のメリットでしょう。

 

 

 

転職エージェントに相談して、PMOやPMを目指そう

 

 

プロジェクトには、さまざまな人、物、金が関わります。それらを正しく管理し、プロジェクトを成功に導くという目的はPMとPMOの両者で共通しています。

役割が異なる職種同士、互いの役割を理解し、協力し合うことが最も重要です。

いずれもIT業界のキャリアパスとして市場価値の高い職種であり、その後のキャリアの可能性を広げることもできるため、目指したいと考える方は転職エージェントへの相談がおすすめです。

 

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