レスポンスが早い人の特徴3選!明日からでもマネできる、コツを紹介します!

仕事ができる人には共通点があります。その一つが“レスポンスが早い”ことです。それは日常生活でも仕事中でも、相手に対する態度が現れます。レスポンスの早さはその人の信頼性が反映されるのです。そこで今回は、レスポンスが早い人の特徴を確認し、明日からでもマネできる“レスポンスが早くなる”コツを紹介します。

 

特徴3:自分なりの整理整頓ができている


 

例えば職場のデスクがごちゃごちゃしていてもレスポンスが早い人もいれば、デスクは綺麗なのにレスポンスが遅い人もいます。

この差は、自分なりの整理整頓ができているか否かです。

いくらデスクが片付けられていても、必要なモノがどこにあるのか分からないでは話になりません。一方、デスクがごちゃごちゃに散らかっていても、自分に必要なモノがどこにあるのかを把握している人は、作業が早くなります。

仕事に必要なモノや、日常的に使うモノの配置をしっかりと把握している人は、作業における手順なども自分なりの整理整頓がなされているため、自然とレスポンスが早くなるのです。

 

レスポンスが早くなるコツ


 

必要な作業の全容を把握する

 

レスポンスが早い人になるには、自分が関わる仕事の大まかな作業を洗い出し、全容を把握しておくことが重要です。

次に何をすべきか、相手が何を求めているのかを連想する際の基礎となるからです。

日常生活に置き換えてみると考えやすくなります。

極端な例で言えば、家族の食事の用意です。生活を共にする家族は、夕食の時間を把握しています。いつも午後7時には夕食が整っていると仮定すると、午後6時半には夕食の準備をしているはずです。

この時間帯に、夕食の準備をしている人から「醤油はどこにありますか?」というメールが届けば、今夕食の準備をしていることを想定して、すぐに醤油の置いてある場所を教えることができますよね。

しかし、その時間帯に夕食の準備をしていることを把握していなければ、「なぜ醤油が必要なのか」という疑問から考えなければなりません。これによりレスポンスが遅くなってしまうのです。

 

作業の優先順位を把握する

 

レスポンスが早い人は、作業において何を優先すべきかを把握しています。そして、最優先にすべきことは「相手への意思表示」であることを認識しています。

先の家族の夕食の例で言えば、たとえ夕食の準備をしていることを把握していなくても「醤油はどこにありますか?」というメールに対して、「なぜ醤油が必要なのか」というレスポンスをすることです。

もちろん、仕事上このようにストレートな疑問をレスポンスすることは避けるべきですが、“自分が質問されたことを把握している“旨をできる限り早く相手に伝えることが、レスポンスが早い人になるコツです。

 

自分なりの整理整頓をする

 

レスポンスが早い人になるためのコツは、自分の身の回りを把握することです。

これは、仕事道具などのモノに限った話ではありません。自分が今やっている作業や考えていること、一緒に働く相手など、あなたに関わっていること全てです。

今自分がどのような作業を行い、何を優先し、誰とどのようにコミュニケーションを取るのか、常に整理された状況を心がけてください。

もちろん、何もかもを完璧にして、毎日緊張した状態を作るということではありません。全体像を把握して、自分で考えるということです。そして、必要な時に必要な対応ができる状況を作るということです。

自分なりの整理整頓とは、把握して優先順位を明確に意識するということで、これができると自然とレスポンスは早くなります。

”何をすべきか“よりも”今、何ができるか“という考え方にすると、自然と整理整頓されていきます。整理整頓されると、いつの間にか周りからの評価が「レスポンスの早い人」になっているはずです。

 

早いレスポンスの目安

 

レスポンスが早いという評価は、時と場合、あるいはその作業量によっても違ってきますが、大体の目安としては「1営業日以内」「12時間以内」「24時間以内」の3パターンくらいを意識しておけば問題ないでしょう。

使い分けとしては、あなたにアクションがあった時間帯によります。しかしどんなに遅くても24時間以内にはレスポンスをしておいた方がよいでしょう。

特に難しい事項であればあるほど、回答するのに時間がかかるものであるほど、最初のレスポンスをできる限り早く行うことが重要です。

 

まとめ


 

レスポンスが早い人は、早い反応を目指してそう評価されているわけではありません。自分が行なっていることを把握し、優先順位を設け、整理整頓することで自然にレスポンスが早くなっているのです。

とにかく何でもいいからレスポンスをするという考え方では、”何も考えていない人“になってしまいます。ですので、今回紹介したコツを意識して、”今何ができるのか“という考え方にシフトしていくことで、自然にレスポンスの早い人になっていきましょう。

Geekly Media ライター

佐久森

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