【電話/メール】ビジネスにおける使い分け方はある?知っておきたいマナーを解説!

ビジネスシーンでは同僚や取引先の相手とのコミュニケーションが重要です。コミュニケーション方法としては電話やメールが主流ですが、その使い分けに悩んでしまう人は多いでしょう。今回は、そんな電話やメールの使い分け方法を紹介します。ビジネスシーンにおける正しいマナーを身につけて良好な人間関係を築きましょう。

 

メールを使うべき時②会話履歴を残したい時

 

トラブルの回避のためにメールを使う

 

 

ビジネスにおいてトラブルが生じた時、取引相手との間で「あなたがこう言った」「いや、言ってない」等と揉めてしまう場合があります。しかし、過去に誰がどのような発言をしたかを正確に覚えている人はいません。

このようなトラブルが生じた場合も、メールでのやり取り履歴があれば解決に導ける可能性が高まります。つまり、メールでのやり取り履歴が「証拠」となるわけです。もしも電話で相手と話し合いした場合でも、大切な情報は後からメールに記載して送ると良いでしょう。

また、電話では過去に相手が何を言ったかデータに残すのは難しいですが、メールではメールを読み返せます。過去のメール内容を引用して新たにメールを作成すると、相手へも内容が伝わりやすいのがメールの大きなメリットです。

 

メールを使うべき時③多忙の人への連絡・時間外の連絡

 

忙しい人はすぐには電話に出られない

 

 

外回りなど1日中動き回って忙しい人は、なかなか電話に出られません。そのような多忙の人に対しては電話よりもメールを送り、時間の合間に確認してもらいましょう。忙しい人への電話は緊急時のみ行い、その他の内容はメールやショートメッセージで送るのがベストです。

 

業務時間外の連絡はメールを利用する

 

業務時間外に突然連絡事項を思い出してしまうことは誰でもあります。大切なことの場合、すぐに関係者へ連絡したくなりますが、業務時間外や昼休憩中の連絡は迷惑に感じられることが多いです。しかし、メールであれば時間を気にせずいつでも送れるので、連絡事項があればメールを活用しましょう。

 

最後に~電話とメールを上手に使い分けよう~

 

ビジネスにおいてはメールが主要になっている

 

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会『ビジネスメール実態調査2018』では、仕事でのコミュニケーション手段に電話をメインに使用している人は全体の約90%で、メールをメインに使用している人は約96.5%という結果がでました。

ひと昔前は、「メールよりも電話の方が丁寧」と考える人が多かったですが、現在では「電話は相手の時間を奪ってしまうため、メールを送るのがマナー」という意見が多く見受けられます。相手の世代や性格によっても電話を好む人もいれば、メールを好む人もいるということです。

そのため、同僚や取引相手に連絡する場合は、本記事で紹介しました基本的なビジネスマナーを意識しつつ、人によっても電話とメールを上手く使い分けましょう。

 

良好な人間関係を築くために

 

今回は、電話とメールの使い分け方法を紹介しました。電話は相手からすぐに返事をもらえるメリットがありますが、忙しい相手には迷惑になってしまう可能性もあります。またメールは、いつでも送れて履歴も残せるメリットがありますが、謝罪や緊急時には向いていません。

つまり、電話とメールを上手に使い分けることは、できるビジネスパーソンへの第一歩です。それぞれの使い分け方法を身につけて、良い人間関係を築いていきましょう。

Geekly Media ライター

やまりえ

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