退職の引き継ぎって何をすればいいの？スムーズに退職するためのポイント

上司（部長以上）に退職の相談をする

退職を決めたら、部長以上の上司に退職する旨を伝えましょう。会議室を予約して、相談をする機会を準備して退職の旨を伝えます。相談は長くなる可能性がありますので、長めに設定をしておくと良いです。

また、相談時のポイントは次の４点です。

①退職理由を明確にする

相談するにあたり、退職理由を明確にして伝えましょう。

相談の場では必ず退職の理由を求められます。その際に曖昧な理由だと、しっかりと伝わらず長引く可能性があります。部署異動や給料アップなどの条件で引き止めをされ長引いてしまうことも大いにありえます。

転職の理由をはっきりと伝えられるようにするためにも退職の理由は明確にしておきましょう。。

②有給消化の希望と退職日を伝える

有給を消化できていないときは、いつから休みたいのか希望日と退職日も合わせて伝えます。

有給の消化は何も伝えなければそのまま消滅してしまう可能性もあります。なので、自分が何日間有給を保有しているのかをしっかり把握したうえで相談に臨みましょう。

要望を伝えたら、後日部署のチーム内の人たち等と引き継ぎのスケジュールを調整します。

③退職撤回をすると迷惑がかかる

上長に退職する旨を伝えたあとは、よほどの理由が無い限り撤回はできないと思った方が良いです。

上長は退職することが分かると、すぐにマネージャーに連絡をして、次の人員確保を最優先に動きます。次の人員を他部署に相談したり、協力会社に連絡して派遣エンジニアの補充をしたりします。

退職を進めるという線で動いている中、「退職の気が変わった」と伝えると、戻れたとしても評価や信頼を著しく落とす可能性がありますので注意しましょう。

④周りの人への報告は上の判断に任せる

何も準備ができていない状況で部内に報告すると、混乱を招いたり不安を与える可能性もあります。周りのメンバーには、極力自分から広めすぎず、上から報告されるのほ待つ方が良いでしょう。

上長との相談が終わると、人事や他のマネージャーにも共有がされます。もし自分から話すとしても、上長が話しても良いというタイミングで周りの人へ報告しましょう。

退職日と引き継ぎを相談する

報告をして退職することが固まったらチームで集まって引き継ぎをします。

事前に引き継ぐ必要があることを洗い出し、資料を作成して置くとスムーズに進められます。引き継ぎ資料は、担当作業を表ソフトにすべて洗い出し、担当作業ごとに、

といった欄を作成します。その内容を元に引き継ぎ時には話を進めていきましょう。以下決めるべき内容についてご説明いたします。

引き継ぎが必要な作業の洗い出し

そもそも、引き継ぎが必要な作業を確認します。

・担当システムで必要な保守・運用作業
・月に１度、週に１度のルーティーン作業
・ランダムで発生するルーティーン作業

といったように自分の作業を洗い出し、全員で記載漏れがないか確認してもらうようにしましょう。

後任者の決定

話し合いの中で、後任者を決定します。一緒に作業をしていたり、過去に作業を担当していた人が、後任として作業の引き継ぎます。また、抱えている作業量の多さによって、後任者が変わります。

こちらは上長やチームのメンバーと話し合い、決めていきましょう。

作業優先度の決定

どの作業から引き継ぎを進めるか、優先度によって変わります。「とにかくこの作業だけは優先して引き継いで欲しい」といった作業があるかと思います。

まずは、洗い出した業務に自分なりに優先順位をつけて、あとは上長の判断で優先順位の最終判断をしてもらうと良いです。

引き継ぎの日程・有給消化・退職日のスケジュールを決める

会議の中で、引き継ぎ作業と有給消化までのスケジュールのすり合わせをします。

有給消化については、人事部や現場の上長と有給消化のスケジュールを考えておくと良いです。労働基準法では、有給消化は労働者に与えられた権利、権利は使うことができますので、気負うことはありません。

引き継ぎ作業を進めていく

話し合った内容をもとに、引き継ぎ作業を進めていきます。

具体的な引き継ぎ作業では、

を優先度順に進めていきます。会議の中で「最低限ここだけは終わらせて欲しい」といった上長の要望がありますので、優先度が高い作業から引き継いでいきましょう。

後任者へ作業内容と注意点を伝える

後任者へ作業内容の説明をします。お互いに忙しいときは、担当システム資料のファイルパスと簡単な手順をメモにまとめて、メールで送付することもあります。

担当システムの仕様書・設計書の修正

退職後にトラブルが発生しないように、自分だけが知っているシステムの情報は、必ず資料を修正しておきましょう。

システムの中には、後任者の引き継ぎがうまくできないため、仕様が分からないといったケースがあります。その場合、退職後でも連絡が来てしまう可能性もありますので気をつけましょう。

担当作業の手順書作成

自分が担当している作業で手順書がないときは、手順書を作成します。現場や残りの工数にもよりますが、手順が伝わるのであればきっちりとした仕様書レベルの書類ではなく、手順を書いたメールでも良いです。

引き継ぎ作業の注意点

この退職期間内は「もう辞めるから適当でいい」と作業が雑になる方がいます。しかし、立鳥後を濁さずです。お金をもらって働いているため、最後までプロ意識をもって引き継ぎ作業に取り組みましょう。

退職日に行うこと

退職日には、次の作業をします。

人事部と面談をして事務作業

退職するときには、次の書類などを会社に提出します。

また、次の書類などを会社から受け取ります。

こちら忘れてしまうと、退職後に会社に連絡を取る必要が出てくるため、漏れがないように対応しましょう。

退職挨拶・メールの送付

退職日にお世話になった人たちへ退職の挨拶をしたり、退職挨拶メールを送付したりします。

直接挨拶をするときは、お菓子を渡して挨拶をする人も多いようです。会社員生活の中で一つの節目となる重要な日なため、適当に行うのではなくきちんと挨拶をするようにしましょう。

業務資料、取引先資料、名刺の破棄

業務上で使用した資料は会社の重要なノウハウが詰まった資産です。退職社員のデータは退職日までに破棄をしておきましょう。

間違えて会社のデータを家に置き、そのデータが盗まれて外部に流出したら、退職した会社から損害賠償請求で訴えられるリスクがあります。注意をしましょう。

まとめ

エンジニアが退職するときの流れについて説明をしてきました。スムーズに退職をすることで、次の仕事に取り掛かるための準備になります。

退職作業は、その会社での最後の重要な仕事です。立つ鳥後を濁さずというように、スムーズに退職できると清々しい気持ちで次の仕事にも取り組めますので、円満退職を意識してみましょう。