「退職届」「退職願」「辞表」の違いとは？書き方から渡すタイミングまで徹底解説します。

「退職届」と「退職願」と「辞表」の違い

退職時に提出するものには、大きく「退職届」「退職願」「辞表」があります。

どれも企業との雇用契約を解消するときに必要な表明書類ですが、提出タイミングや立場によっても異なるのです。

まずは、3つの書類の違いを確認していきましょう。

退職届とは

退職届は、退職することが認められ、確定した後に提出する意思表明書類です。

すでに上司との話し合いや会社と本人との間で退職の合意が整っている必要があります。

退職理由には、転職や結婚など様々なものがありますが、会社と本人で退職の合意が成されていた場合には「退職届」を提出します。

退職願とは

退職願は、退職するという意思を会社に表明するための書類です。

提出した時点から、あなたと会社側で退職についての検討が始まります。

辞表とは

辞表とは、会社組織の中でも役職を持っている人が辞意を表明するための書類です。

ですので、一般社員が辞表を提出する機会はありません。

また、辞表の場合は「会社を辞める」ことを前提とした書類ではなく、「役職を辞する」ためにも使われる書類です。

退職届・退職願の書き方

それでは、退職届・退職願の書き方を見ていきましょう。

基本的には、伝統的な書き方を守っておけば問題はありません。

ここでは、適切な用紙のサイズから内容、封筒の書き方までを紹介します。

用紙サイズはA4が無難

退職届・退職願を書く用紙のサイズはA4であれば問題ないでしょう。

無駄な装飾がなく、書いてある内容が見やすいものが最適です。

簡単に手に入るA4のコピー用紙でも構いません。また、市販のビジネス用の便箋も使えます。

必ず記載する事項

退職届・退職願には、以下の事項を必ず記載しましょう。

・退職理由：「一身上の都合により」など ・退職日：退職する日付（退職願の場合は「退職希望日」） ・退職する意思：「退職いたします」（退職願の場合は「退職いたしたく、お願い申し上げます」など）と明記する ・届出年月日：退職届・退職願を出す年月日 ・氏名：退職する人（あなた）の氏名 ・宛名：退職する会社名と代表取締役の名前

これら項目が記載されているのが一般的ですし、しっかりとした意思表明となります。

退職理由が会社都合

退職する理由には、自己都合の他に会社都合の場合もあります。

例えば、経営不振によるリストラや、会社自体が倒産する場合は会社都合です。

会社都合の場合は退職届は必要ありません。退職届はあくまでも「あなたの意志で退職する」ときの書類ですので、会社都合の場合は退職届を出さない方がよいでしょう。

印鑑を忘れないこと

退職届や退職願には、あなたの名前を記載しますが、間違いなくあなたの意志だということを証明するために印鑑を押します。

判子を押すのが面倒という気持ちもあるかも知れませんが、判子文化である日本国内の伝統ですので、形式的なものとして「書類を認める意思」を証明しておきましょう。

封筒の書き方

封筒の裏表には、以下のような記載をしましょう。

・表：「退職届」（「退職願」）の文字のみ ・裏：所属部署と氏名

また、退職届・退職願を入れる封筒は、白色無地が無難です。

茶封筒などの一般的なものだと、提出後にその他の書類にまぎれてしまう可能性もあります。

退職意思を示す重要な書類だと強調するためにも、白色無地の封筒で差別化して提出しましょう。

退職届・退職願の例文

それでは、退職届と退職願に書く実際の文章例を見ていきましょう。

退職届も退職願も、書く文章はそれほど多くありません。

以下の例文を、一般的には縦書きします。

また、お世話になった会社への礼儀や、あなた自身の締め括りの気持ちとしても、手書きで書くことをおすすめします。

【退職届の例文】———-

退職届

このたび、一身上の都合により、勝手ながら、 ○○○○年△△月××日をもって退職いたします。

○○○○年△△月××日

○○事業部　○○課 退職　太郎（ここに印鑑を押す）

株式会社□□□□ 代表取締役社長　▲▲　■■　殿

———-

【退職願の例文】———-

退職願

このたび、一身上の都合により、誠に勝手ながら、 ○○○○年△△月××日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

○○○○年△△月××日

○○事業部　○○課 退職　太郎（ここに印鑑を押す）

株式会社□□□□ 代表取締役社長　▲▲　■■　殿

———-

退職届と退職願では、本文の表現が違うだけです。

退職届ならば「退職いたします」という決定事項を、退職願ならば「退職いたしたく、ここにお願い」というお願いベースの文章とします。

退職届と退職願を出すタイミング

退職届を出すタイミングは、退職日が決定してからです。

一方、退職願は「退職を決めたので退職日を決定したい」という話しをするときに提出します。

まずは、退職の意を上司に伝え、あなたと会社とで合意しましょう。

その後、引き継ぎや挨拶回りといった残務もあるかと思いますので、上司と話し合い正式な退職日を決定してください。

正式な退職日が決まったら、その後はいつ退職届を出しても問題はないのですが、あらかじめ上司に「○○日に退職届を持ってきます」と告げておくとよいでしょう。

会社が合意してくれない場合の退職届

あなたが退職するという意思を会社側が受け入れてくれない場合もあります。

そのときは、退職届を持参して、「報告」という形で上司に退職の決意を報告するとともに、退職届を出してください。

固い決意があるということを相手に知ってもらうための態度を取ることが大切です。

相談という形を取ってしまうと、その後も退職できずにだらだらと在籍してしまう可能性があります。

退職届を出すことと、強い意志を見せることで退職の意をしっかりと伝えることが大切です。

退職までの流れ

退職届・退職願の書き方や渡すタイミングをイメージできたら、退職までの流れを把握しておきましょう。

退職の意を示す場合、民法では2週間前とされています。しかし、会社で規定されている場合はそれに従います。

１．就業規則の確認

退職の申し出をする期間が就業規則で決まっているならば、それに従いましょう。

２．退職の意を伝える

上司に退職の意を伝えます。

意思を伝えるときは、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼を言い、その上で退職の意を伝えてください。

たとえ、会社に対する不平不満があったとしても、それは心にとどめておきましょう。それを言ってしまうと「改善するから」という方向で引き止められてしまう可能性があるからです。

３．退職日の決定と残務確認

退職に合意が取れたら、退職日の決定と、これから退職日までに行う引き継ぎ業務などを整理します。

引き継ぎ期間はおおよそ2週間から1ヵ月くらいを目安にするとよいでしょう。

４．引き継ぎ期間

引き継ぎ内容が決まったら、できるだけ前倒しで作業を進めましょう。

退職日ぎりぎりになってしまうと、細部まで引き継ぎができず、後任のメンバーが苦労する可能性もあります。できるだけスムーズに、テンポよく進めましょう。

５．挨拶や身の回りの片付け

退職日までのラスト2週間程度で、挨拶や身の回りの片付けを行いましょう。

まとめ

退職届や退職願は、あなたがその会社を去る前の最後の区切りともなる書類です。

書き方や渡すタイミングなど、適切な対応をすることでスムーズに退職準備も進みます。

これまでお世話になった会社に対する感謝の気持ちを少しでも伝えられると、次へのステップへ進みやすくなるでしょう。