選考を受けている企業からの自動送信メールには返事をすべき？企業とのやり取りのポイント

自動送信メールとは？

自動送信メールとは、その名の通りあらかじめ設定していた定型文を自動で返信するメールを指します。Web上で企業に応募する際や、面接の日程を予約する際などに送られてくることが多いです。

就職・転職活動で企業側は多くの人材と面接し、ふるいにかけています。会社の規模が大きいほど、受けにくる求職者も比例して多くなります。膨大な求職者一人一人に対してしっかり対応をするため、自動送信メールを使い効率的に連絡をしているのです。

もちろん企業から送信されるメールすべてが自動送信メールのわけではありません。ときには返信が必要な、通常のメールの場合もあります。面接日の調整や急なスケジュールの変更などです。

そのため、自動送信メールと通常のメールを間違えないよう気を付ける必要はあります。

自動送信メールを設定する企業側の意図とは？

求職者は対応に困ってしまう自動送信メールですが、なぜ自動送信メールが使われているのでしょうか。ここでは自動送信メールを設定する企業側の意図をご紹介します。

選考の状況をメールで記録するため

企業側の意図として、応募者の選考状況をメールで記録できることが挙げられます。

就活や転職の時期となると採用担当者は日々多くの人材を面接し、内定までの業務を手がけます。応募者が増えれば増えるほど、どの応募者がどの選考まで進んでいるのか、またどの応募者に連絡をしたのか把握することは非常に困難です。

その作業を肩代わりしてくれるツールが自動送信メールです。応募者の中にはいちいちメールを送ってきて面倒だと感じる方もいるかもしれません。しかし、企業側としては選考の状況などを記録するために欠かせないツールなのです。

求職者の不安を軽減するため

もう一つの企業側の意図として、求職者の不安を軽減することが考えられます。

Web上で簡単に応募や日程の調整ができるようになり非常に便利な世の中になっていますが、その一方しっかり予約が受理されたのか不安になる方もいるのではないでしょうか。また申し込みはしたのに連絡がこないという場合、どのような応募や予約をしたのか忘れてしまうことも考えられます。

就活生のそんな不安を軽減するため、自動送信メールによって予約や応募が受理されたことを連絡しているのです。

自動送信メールには返信した方が良いの？

ここでは気になる方も多いだろう、自動送信メールに返信をした方が良いのかについてご紹介します。

自動送信メールには特に返信する必要はない

結論から述べると自動送信メールには特に返信する必要はありません。

自動送信メールは企業側と応募者側が双方向で連絡するためのツールではなく、企業側が応募者側に報告をするツールとして利用しているためです。報告用として使用しているため、返信ができない送信専用のメールを利用している企業も中にはあります。

また返信可能なメールであっても企業側は多くの就活生を対応しているため、自動送信メールに対して返信をしていては採用担当者が確認しなければいけないメール量が増えてしまい大変という意見もあります。

返信をすると相手に丁寧な印象を与えることも

自動送信メールには返信の必要は特にないとご紹介しましたが、返信をした方が採用担当者に丁寧な印象を与えることもあります。

普通だったらスルーしてしまいがちなメールに返信をすることで、細かいところにも配慮できる丁寧な方と感じる方もいます。また自動送信メールに返信をする方は少ないため、返信をすることで良い意味で目立てます。

しかし、あくまで報告用として企業も送信をしているため、返信をするとしても気合を入れた長文ではなく簡潔にその後の意気込みなどを記載する程度がちょうど良いでしょう。

自動送信メールに返信する際のポイント

ここでは、自動送信メールに返信する際のポイントを3つご紹介します。

それでは見ていきましょう。

返信は最低でも3日以内にする

返信するのであれば3日以内にすると良いです。また可能であれば24時間以内に返信した方がより良いです。

自動送信メール到着後から日が経てばたつほど、企業側に仕事がルーズな印象を与えてしまう可能性があります。就活生と言ってもビジネスマナーは非常に大切です。

メールに対して迅速に対応することは難しいことではなく、意識すれば誰でもできることです。そのため、せっかく返信をしようと考えているのであれば相手に悪い印象を与えないよう早めの返信を心がけましょう。

件名に用件を記入する

件名に用件を記入することで、メールを開封しなくても何を記載しているか確認できるようにすると企業側もなんのメールなのか理解しやすいです。

会社員は日々、膨大なメールのやりとりをしており、採用担当者も例外ではありません。そのため不要のメールだと判断されてしまえば開封されることなくゴミ箱に捨てられる可能性もあります。

そうならないためにも、件名に用件を入れ件名で中身が分かるメールにすることを心がけましょう。

署名を記載する

署名を記載すると言うのも非常に重要です。

署名を記載しなければ送信相手が誰なのか採用担当者が判断しにくいためです。名前だけメールに記載しても同じような名前というのは多く存在し、誰なのか判断つかない場合が起こり得ます。

そのため署名として最低でも以下の内容を記載するようにしましょう。

署名は自分で設定をしないと記載されないため、この機会に署名を追記してみてはいかがでしょうか。

企業から送信される自動送信メールへの返信例

ここでは企業から送信される自動送信メールに返信する際の返信例をいくつかご紹介します。返信をする際の参考にしていただければと思います。

上記はほんの一例です。状況に応じた適切なメールの内容を送信しましょう。あくまで「メールを確認しました。」という確認したことを伝える文面にすることをおすすめします。

社会人になれば報告・連絡・相談は必要不可欠なビジネスマナーになりますので、確認の連絡を入れることは入社後にも必ず役に立ちますよ。

まとめ

この記事では、企業から自動送信メールを受けた際の返信方法についてご紹介しました。

多くの就活生を面接する企業側としては多くの人材に効率的に連絡できる自動送信メールと言うのは非常に便利なツールです。企業側としてもコミュニケーションとしてではなく、報告用として自動送信メールを利用しているので、特に返信の必要はありません。

しかし、返信をした方が丁寧な印象を相手に与えられる可能性があります。報告・連絡・相談は社会人にとって基本のビジネスマナーになりますので、返信をしても良いでしょう。返信をする際は最低限のマナーを守って返信するようにしましょう。