【履歴書の渡し方】封筒は必要？手渡し時のマナーを紹介！

履歴書を封筒に入れる理由

面接で履歴書の提出を求められる場面はよくありますよね。

履歴書をどのように渡せばよいのか、封筒にいれる必要があるのか悩む事ありませんか？

結論から述べると、履歴書には封筒が必要です。

ではなぜ封筒が必要なのでしょうか？理由についてご紹介していきます。

個人情報を守るため

1つ目の理由としては、『個人情報を保護するため』です。

履歴書には、あなたの個人情報がさまざま記載されています。

生年月日、住所、学歴、職歴など個人を特定される重要な個人情報が敷き詰められています。今のご時世、個人情報がどのように悪用されるか分かったものではありません。

個人情報を簡単に晒さないためにも、履歴書は封筒に入れておきましょう。

履歴書をきれいな状態で保つため

2つ目は、『履歴書をきれいな状態で保つため』です。履歴書といっても、素材は汚れやすく破れやすい紙で作られています。また、採用担当者に自分をアピールする書類でもあります。

折れ曲がっていたり、シミができていたり、濡れてインクが滲んでいたりすれば当然のごとく印象は悪くなるでしょう。自分をアピールするための書類を大事に扱っていないと判断されてしまうと良くありません。

大切に管理するためにも封筒は必要です。

履歴書を手渡すときに気を付けるべきポイント

履歴書を手渡す時に気を付けるべきポイントがいくつか存在します。必要なシチュエーションに直面した時に、しっかり細心の注意を払えるよう、これから紹介する注意点を心に刻んでおきましょう。

すぐに取り出せる場所に収納しておく

いつでもすぐに取り出せる場所に書類を収納しましょう。

提出する時に手間取って、相手を待たせる可能性があるためです。

ビジネス用のカバンというのは、収納ポケットが豊富に用意してあるものが多いです。

事前に、バックのサイドポケットや内ポケットなどに準備しておくとスマートで手間取ることもなくなるでしょう。

書類はファイルに入れておく

書類をファイルに入れておくと大切に保管できます。カバンの中に収納すると、書類の端が曲がってしまうことがあります。

カバンを持ち歩く際の振動や、他の書類の下敷きになってしまうためです。そのような事態を防ぐためにも書類をファイルに入れ、きれいな状態で保管しましょう。

手渡す際は両手で

書類を相手に手渡す際は、両手を添えて渡すのが礼儀です。片手で手渡すと乱暴な印象になり、不快感を相手に与えることになるためです。

当たり前だと思うかもしれませんが、面接という緊張する場面だと何が起こるか分かりません。採用担当者の面前で粗相を働くことがないように気をつけましょう。

手渡す際には封筒の向きに注意する

担当者に手渡す際は封筒の向きを変え、相手が分かりやすいよう配慮をしましょう。相手に時間をかけさせない配慮がされており、受け取った方も気持ち良く感じます。

どれだけ手間を軽減できるかというのは入社後も必要な思考ですので、心がけておいて損はありません。

封筒への記載を忘れない

封筒に必要事項を記載することも忘れずにしましょう。その書類が何で、誰から受け取ったものか把握できなくなるためです。採用担当者は一日に数百種類の書類に目を通しています。

封筒に必要事項を記載することで、採用者も一目で分かりやすくなります。そのため封筒のオモテ面には「履歴書在中」、ウラ面には「自分の住所と名前」の記載を忘れずにしましょう。

履歴書は折り曲げない

履歴書は極力、折り曲げないよう心がけましょう。封筒のサイズが合わなかったりすると、折り曲げて入れる人がいます。そうすると余計な折り目が入り、文章が読みづらく、見た目も悪くなります。

そのため、大きいサイズの封筒を購入しなおすのが無難です。どうしても折り曲げなければいけない場合は、等間隔で3つ折りにしましょう。

履歴書を渡すときのマナー～面接官編～

シチュエーションによって履歴書を渡すときのマナーが異なります。ここでは面接官に直接手渡すときのマナーをご紹介します。

その場で読めるよう封筒から取り出して渡す

面接時に履歴書を持参する場合は、その場で使って面接を進行するケースが多いからです。そのため、封筒はのり付けをせずにいつでも取り出せる状態にしておく必要があります。封筒から取り出す手間を省いてあげましょう。

封筒は履歴書と一緒に提出する

封筒は履歴書の下に敷き、一緒に提出するのが一般的です。採用者側も封筒に入れて履歴書を保管し、汚したり、折り曲げたりするのを防いでいます。履歴書のみで渡すことがないよう忘れずに封筒も一緒に渡しましょう。

履歴書を渡すときのマナー～受付編～

受付で履歴書を手渡す際のマナーをご紹介します。面接時のマナーと混同しないようしっかり峻別しましょう。

封筒に入れたまま手渡しする

履歴書を封筒に入れたまま手渡すのがマナーです。受け取ってもすぐに中身に目を通さないためです。提出した履歴書は受付から採用担当者の方に届き、はじめて中身を確認されます。

そのため、封筒の中身を取り出して手渡しても逆に迷惑になってしまします。面接時とは真逆の渡し方になるため、シチュエーションを見極め間違えずに渡せるようにしましょう。

添え状を同封する

受付に書類を預ける時は添え状を同封すると良いです。添え状とは、担当者に書類の詳細を伝えるもので、挨拶の役割も担っています。履歴書だけでは収めきれない入社の熱意や、応募した経緯などを軽く添えましょう。

履歴書を手渡すタイミングはいつ？

履歴書を手渡すタイミングが分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。面接時で手渡すタイミングを解説します。

手渡すタイミングの指示を受けた時とき

一番分かりやすいのが、手渡すタイミングを面接官が指示してくれることです。何も迷うことなく書類を提出できます。

大抵の場合、入室し着席したタイミングで提出するよう指示があります。すぐに提出ができるよう準備をしておきましょう。

指示がない場合は履歴書をどうするか尋ねる

やっかいなのが、面接官からの指示がない場合です。この場合は自分から履歴書の提出タイミングを確認するか、履歴書を持ってきた旨を伝え手渡すか、どちらかの選択を迫られます。

提出のアナウンスをじっと待ち続け、面接が進行しないなんてことを避けましょう。自らで履歴書を持ってきた旨を伝える場合の方が、積極性を面接官にアピールできオススメです。

まとめ

この記事では、履歴書の渡し方についてご紹介しました。履歴書を渡すという行為ひとつとっても、細かく注意する点はいくつもあります。

渡し方程度のことは選考に関係あるの？と考える人もいるかもしれませんが、細部への配慮が採用者側にも伝わるものです。

社会人としての礼儀が備わっていると好印象になること間違いありません。面接内容とは違うところで自らの印象を下げないよう履歴書の渡し方を身に付けておきましょう。