「スケジュール管理能力」とは？転職の選考でアピールするためのポイント

「スケジュール管理能力」ってどんなスキル？

日常的に行う時間管理とは違う

まずは自分が処理するべき仕事（タスク）量を正確に把握します。

その中から自分がやるべきこと、人に任せることを線引きをして、「どのタスクから優先するのか」「どれくらい時間をかけるのか」「納期までにどの完成度で間に合わせるのか」といったことが正しく判断して行動ができることを意味します。

朝は決まった時間に起きて、会社へ決まった時間に出社して、決まった時間にお昼休憩をとって…という具合に、時間管理は日常的にみんなが行なっています。

しかし仕事で求められるスケジュール管理能力とは、日常的に行なっている時間管理とは一線を画します。

効率よく仕事をする人に備わっているスキル

職場で、同じ仕事をしているはずなのに効率よく片付けていく人と、もたもたと時間をかけて全然片付けられない人がいる光景は誰しも一度は目にしたことがあるでしょう。効率よく仕事を片付けていく人はスケジュール管理能力がある人に違いありません。

仕事のタスクに対して、どのように進めれば一番効率よく片付けられるのかを考え、最善ルートで進行する力が、仕事求められる「スケジュール管理能力」なのです。

逆にタスクをうまく片付けられない人、いわゆる仕事の効率が悪い人は、タスク完了までのルートが見えていないまま、とりあえず行動をしているパターンが多い人です。

スケジュール管理能力があると仕事でどのように役立つ？

仕事が捗る正のスパイラルを生み出す

仕事には必ず、一つ一つに細かく期限が設定されています。

例えば期限が1時間後と、3日後に設定されている2種類の書類作成を同時に頼まれたとします。誰もがまずは1時間後が期限の書類作成から進めますよね。これが仕事におけるスケジュール管理です。

スケジュール管理は、仕事をする上では当たり前に必要です。仕事のスケジュール管理がうまくできれば、仕事を効率よく進められ期限を守り続けることができます。

「期限を守って仕事を完了させること」は、上司や仕事仲間、クライアントの信頼を高めていきます。周りの信頼が高いと、その後の仕事もスムーズに進行できるのは明らかです。

つまりスケジュール管理能力を持って仕事を進めることは、周りの信頼を高め、より仕事がしやすくなり、そのことでまた周りの信頼を得ることができる…という正のスパイラルを生み出すことができるのです。

仕事におけるスケジュール管理方法

具体的なスケジュール管理について、解説をしていきましょう。タスクに対して、スケジュールは下記の順序で整理をしていきます。

1.タスクの量を正確に把握する

タスクを細かく分析し、処理までにかかる時間を正確に把握することが大切です。この部分が抜けると、スケジュールを計画しても絶対にうまく進みません。

2.ものごとの優先順位をつける

整理が終わると「簡単にすぐに終わる作業」から手を出し、「重たく時間がかかる作業」は後回しにしたくなりますが、これは優先順位のつけ方を間違えている行動です。優先的に処理しなければいけないものは何か、正確に見極めましょう。

そして「重たく時間がかかる作業」こそ優先的に片付ける方が、結果的に効率はよくなる場合もあります。

3.細かいタスク設定をする

大雑把な「タスクを終わらせる」という目標だけでは、具体的な進め方が不明確となります。タスクを終わらせるための細かいタスク設定が有効です。例えば、調べること、データにまとめること等を一つ一つタスク設定します。

4.同時にリスクも考える

細かいタスクに対して、すべてがうまく進めば問題がありませんが、何か躓く可能性もあります。そのような時はどうすればいいのか、リスクに対しても先回りして対策を考えておきます。

この順序でタスクを整理しスケジュール管理をすることで、結果として仕事の期限を守ることにつながります。納期に向かって仕事が止まらず効率よく進むことが大切です。

転職の選考でスケジュール管理能力をアピールしよう

企業からの評価も高い

企業はスケジュール管理能力を高く評価します。そのため転職の選考においても十分なアピールポイントとなります。

スケジュール管理能力があることに企業は「仕事を効率的に進めること」と「仕事の納期を守れること」という点への期待が込めます。社会人として当たり前と感じるかもしれませんが、実際に働くとタスクは次々と生まれて積み上がっていき、うまく処理がしきれず残業してしまう人も多いのです。

スケジュール管理が本当の意味でできる人は、実に希少な存在なのです。

スケジュール管理能力で仕事を進めていた実績を用意しよう

スケジュール管理がうまくできて、仕事がとんとん拍子で進んだ経験はありますか？

このような経験は、転職の選考であなたの強いアピールポイントとなりますので、アピールできる実績を用意しましょう。アピールには具体的な実績や数字を入れると説得力が増します。

「タスク量の把握」→「優先順位付け」→「細かい目標設定」→「リスク管理」→「結果」の順で成果を上げた実績を考えることがポイントです。

スケジュール管理能力がある人とない人の差とは？

スケジュール管理ができる人の特徴

スケジュール管理能力がある人とない人では、どのような点で違いがあるのでしょうか？その差を確認するために、スケジュール管理能力がある人の大きな3つの特徴を確認してみましょう。

①「完璧」ではなく「完了」が優先

仕事に対して完璧を求めるのはもちろん大切ですが、完璧を求めすぎていつまでもタスクが完了しなければ意味がありません。スケジュール管理能力がある人は完璧よりも、仕事が完了することを優先します。たとえ出来が70％でも完了していることが重要です。

②考えるより行動を始める

何か壁にぶつかった時、大抵は問題を解決するために最善の策は何だとろうと立ち止まって考えます。無駄な行動で遠回りにならないように熟考を重ねます。しかしスケジュール管理能力がある人は考えるより先に行動を始めます。行動をしながら解決策を考え、そしてまた行動をします。

考えて立ち止まっている間、問題は1mm足りとも解決しませんが、行動を起こしていると1mmでも解決に向かって動いている可能性があるからです。

③自分がやる仕事と他の人に任せる仕事の線引きをきっちりしている

気がついたらアレもコレもと、自分の仕事を増やしていることはありませんか？特に細かく簡単なタスクほど、自分でやった方が早いと抱え込んでしまうのは、あるあるではないでしょうか。

スケジュール管理能力がある人は、全部の仕事を自分でやろうとしません。自分がやった方が早くできるタスクでも、人に任せるべきものだったら人に任せて、その空いた時間を使って別のタスクを処理するのです。

スケジュール管理能力がある人は、大抵の人が自然とやってしまう行動の逆を行くパターンが多いかもしれません。この差がスキルの差を生み出しているのでしょう。

意識してスケジュール管理能力を伸ばしていこう

スケジュール管理ができていないと、タスク処理ができない蟻地獄にハマる

スケジュール管理が仕事をする上で、どれだけ重要な能力かということはお分りいただけたでしょうか？

スケジュール管理ができると正のスパイラルが出来上がると先述しましたが、逆に管理ができないとタスク処理がやってもやっても終わらないという蟻地獄にハマってしまいます。

タスク処理の蟻地獄にハマると、自分のタスク量がわからなくなり処理も間に合わず、納期が守れなくなります。結論、人の信用を失いかねない状況になってしまうのです。

スケジュール管理ができるとクライアントもコントロールできる

スケジュール管理能力があることは、仕事を進める上で多くのメリットがありますが、上級者ともなるとそのスキルでクライアントを自分の思いのままコントロールできるようにもなります。

例えば提出物に対して一度でOKを出させたり、修正があってもお任せで先に進行していいと言わせたりと、クライアントで仕事が止まらないよう管理をしてしまうのが、スケジュール管理能力を駆使する上級者です。

スケジュール管理能力は意識すれば、誰でも少しずつ伸ばすことが可能です。効率よく仕事を進めるために、ぜひ「スケジュール管理」という部分を意識して、改善を重ねてみてください。

まとめ

スケジュール管理能力はどんな仕事でも必要となりますが、特にディレクターや営業など、タスクが多い職種で必須となるスキルです。

クライアントの窓口になりながら、現場管理や社内処理などを進めるようなポジションだと、スケジュール管理能力の高さで仕事の成績が左右されると言っても過言ではありません。

当たり前に必要なスキルとみんな理解しているけど、実際はとても高度なテクニックであるスケジュール管理能力。転職市場でも大変評価されますので、改めて自身のスケジュール管理能力について考えてみましょう。