転職履歴書の送付状の書き方を解説！送付状の必要性とは？マナーに違反しない記載方法やテンプレートも紹介

送付状の必要性

送付状の必要性について結論をいえば「あるのが一般的。ただし、なかったとしても合否判定に大きく関わらない。」ということです。

なぜかという点は、見出しを分けて解説していきます。

採用担当者に書類内容をわかりやすく渡すためのもの

送付状は、採用担当者に書類内容をわかりやすく渡すためのもの。つまり“もくじ”のようなものです。

採用担当者は多数の選考書類に目を通さなければなりません。その中でどういう書類が入っているのか書いてある紙があると、親切に感じます。

例えると、刺身パックでいう“彩りをよくする大根やわかめ“と比喩することもあります。

つまり、送付状が絶対にないといけないものではありません。そのためあまり深刻に考えて書かなくてもいいといえるのです。

「これらの書類を送りました。内容の確認をお願いします」くらいのものと考えて相違はありません。

ビジネス文章をきちんと書けるアピールポイントになる

ここまで「送付状を必ず送らなくてもいい」と話してきましたが、別の目線で考えると見過ごしてはいけない点でもあります。

なぜなら「送付状を送る」という行為は、ビジネス文章をきちんと書けるアピールポイントになるからです。

文章の書き方を知っている人、常識があり印象がいい、と採用担当者に思わせることもできます。

「礼節を重んじる○○社に転職したい」と考えているようなら、意識しておくに越したことはありません。

例を挙げると、伝統のある大企業や企業理念に“礼節”を掲げている企業などです。

実際のところはわからないにしても、上記のような企業を受けようと思っている方は注意しておきましょう。

転職履歴書の送付状の正しい書き方

転職履歴書の送付状の正しい書き方の手順を解説していきます。結論は、「型(テンプレート)に従って書けば問題なし」です。

とはいえ転職履歴書を書くのがはじめての方からは、おそらく細々とした疑問が湧いてくるかと思います。

まずは基本的な点を整理しておきましょう。

転職履歴書＋職務経歴書＋送付状の書類がワンセット

転職履歴書と職務経歴書を提出する際は、送付状(添え状)を付けて送る形がオーソドックスです。

先に伝えましたが、その方が採用担当者も「誰が、どういう目的で、何を送ってきたのか」を確認しやすいからです。

さらに、転職履歴書・職務経歴書・送付状はクリアファイルに入れてまとめておきましょう。先頭に送付状があれば見やすくなります。

応募書類が先に整理された状態で手元にあると、応募者の印象は書類を受け取った時点から好印象になるはずです。

ですから転職履歴書＋職務経歴書＋送付状をクリアファイルに入れ、同封し送るようにしてください。

頭語と結語は「拝啓‐敬具」を使う

頭語と結語には、何を使うのがいいのか迷う方もいるのではないでしょうか。結論としては「拝啓‐敬具」を用いましょう。

なぜなら、ビジネスで送る書類だからです。

「拝啓‐敬具」以外に使用する用語の代表例として「かしこ」を使用するケースもあります。

しかし「かしこ」を使う場合は恩師への手紙など少しくだけた言い方をする際が一般的です。

ビジネスで用いる場合は、「拝啓‐敬具」のほうが向いています。

送付状は手書きでなくても大丈夫

「送付状は履歴書と同様、手書きしたほうが良い」と思っている方もいるかもしれません。

送付状は手書きでなくても問題ありません。履歴書に関しては手書きを推奨する企業がまだまだ多く存在します。

近年IT業界を中心に履歴書もWord作成で問題ないところも散見されるようになりました。

その話とは別で、職務経歴書と送付状は特段「手書きする」風潮もありません。

つまり、送付状をWordなどで書いて問題ないです。

WordなどのPC作成の場合誤字や脱字のないように、丁寧な言葉づかいで入力するようにしましょう。

【手順を解説】転職履歴書の送付状テンプレートも紹介

転職履歴書の送付状テンプレートを紹介します。ポイントになる点、注意してほしい点をまとめましたので、参考にしてください。

・宛先

・日付

・住所

・頭語と結語

・自己PR

上記を送付状に記入します。

宛先

相手先の住所と担当者名を記載します。

・〇〇株式会社　採用担当者　　　　様

・〇〇株式会社　代表取締役社長　　様

・〇〇株式会社　代表取締役　　　　様

・〇〇株式会社　人事部　　　　　　御中

(※部署名までしかわからない場合、御中にする)

上記例のような形で記載すると一見してわかりやすいです。

また部署名と採用担当者の名前がわかっている場合は、その担当者名を明記するようにしましょう。

日付

日付は、ポスト投函した日を記載します。この日にちと合わせて履歴書の日付も同日にしておきましょう。

住所

住所は郵便番号7桁から記載します。住所についても「〇丁目〇番〇号」の形とし「〇―〇―〇」と省略した書き方は避けたほうが良いです。

また、部屋番号のある場合きちんと部屋番号まで記載することを忘れないようにしてください。

頭語と結語

頭語は一般的に用いられるのは、「拝啓」です。

転職履歴書の送付状の正しい書き方のところでも解説しましたが、「かしこ」は避けましょう。

ビジネスでの文章ですので、くだけた印象を与える可能性のある表現は使用しない方が無難です。

「拝啓」の他には「謹啓」もよく用いられます。

結語は「拝啓」の場合は「敬具」。「謹啓」の場合は「謹白もしくは敬白」を用います。

自己PR

送付状には書類内容を記載すると同時に、志望動機を書いて採用担当者にアピールするチャンスにもあります。

多くの応募者の中から、採用の合否を決めなければなりません。

少ないチャンスからしっかりと「なぜ御社に入りたいのか」をアピールし、送付状も有効活用しましょう。

【ここは押さえてほしい】マナー違反しない記載方法

送付状を書くときに注意してほしい点をまとめました。これをやっていると採用担当者の印象を下げてしまっているかもしれません。

言葉と違い文字なので確実に残ります。気をつければ解消できることがほとんどですので、必ずチェックしておきましょう。

【過剰な自己PRはNG】あまり主張しすぎないで“簡潔”に

あくまで転職履歴書の送付状は「どういった内容の書類を合計○通送りました」と採用担当者に送るものです。

そのため簡潔明瞭に「〇〇を送りました。よろしくお願いいたします」といったように記載する方が無難です。

テンプレート解説のところで「アピールポイントになる」と記載しましたが、過剰な自己PRはNGです。注意しましょう。

“定型文通り”だけの文章にしない

テンプレートを利用して送付状の型に沿って記載していくことはおすすめします。

しかし“定型文通り”だけの文章にせず、「なぜ、御社を選んだのか」「御社でなければならないのか」を伝えるツールとしても送付状を活用してください。

倍率の高い企業であればあるほど、そういった細かな部分から見られています。

熱意ある志望動機を自分の言葉で伝えられるように、言葉を準備しておきましょう。

正社員でなくパート勤務でも送付状＋職務経歴書を送るのはマナー

パート勤務の方が転職する場合「職務経歴書にはパート勤務の経歴しか書かないから、履歴書だけでいいのではないか」と思う方もいるかもしれません。

しかしパート勤務の経験も立派な“職務経歴”です。

パート歴といえども、その内容がもしかしたら応募する企業の求めている条件と合致する可能性もあります。

また履歴書だけ送られてきても、採用担当者は何の書類なのか混乱してしまうかもしれません。

パート勤務であっても、履歴書とともに送付状、職務経歴書を付けて送るようにしましょう。

送付状に自身の実績を記載する

送付状に自分の過去の実績を長々と記載する方もいますが、これも避けましょう。

あくまで送付状は書類を送った目的と送った内容物を記載するためのものです。

そこにこれまでの実績を長々と書いていたのでは、本来の目的から離れてしまいます。

過去の実績は職務経歴書や履歴書に記載して、送付状へ記載するなら厳選した内容を簡潔に書くようにしましょう。

【ケーススタディ】送付状でのやりがちな“失敗”を知る

ここからは、送付状でやりがちな失敗について触れていきます。

失敗を教訓にして、避けられる失敗は避けるようにしてください。

「時候の挨拶」を間違えた

転職活動のため数多くの転職履歴書の送付状を記載していると、季語を間違えて送ってしまうケースも起こりがちです。

こういった場合は、誤りが発覚した時点でお詫びの手紙を送るようにしましょう。

間違いに気付いて改めて書き直した転職履歴書一式を郵送すると、二重送付になってしまうからです。

ルーズリーフやメモ用紙で送付状を書き郵送した

ルーズリーフやメモ用紙に記載したものを送付状として郵送すると失礼な印象を与えます。

基本的にはA4用紙で、履歴書や職務経歴書など同封する書類と同サイズの用紙を選んでください。

送付状の不必要なケース

「直接持参するケース」が該当します。

“自ら応募する会社に来ている状況”なので送付状を付けて文章で説明する必要はありません。

今回訪問した経緯と持参した書類について説明を行えば、送付状は不要です。

履歴書と職務経歴書を持参して応募する会社を訪問したときは、送付状必要なしと覚えておきましょう。

封筒サイズもチェックしておく

封筒サイズもチェックしておきましょう。B5サイズではなくA4サイズを使用するのが一般的です。

また茶封筒ではなく白封筒を使用する方が多いです。白封筒の方が、茶封筒より丁寧な印象を与えます。

礼状や紹介状など、丁寧な内容で相手に送付したいケースでは白封筒がよく用いられます。

その点も念頭において封筒を選びましょう。

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送付状を入れ忘れた時の対応

精魂こめて転職履歴書と職務経歴書を書き、送ることまではできました。

送付状を含まずに送ってしまった場合には「送付状とお詫びの手紙を送る」ことが望ましいです。

また二重応募を避けるため「お詫びの手紙と送付状を送る」ことに留めましょう。

これで誠意は伝わりますし、応募書類からあなたの履歴書を探す手間は変わりません。

送付状を付け忘れたからといって慌てる必要はなく「お詫びの手紙と送付状を送る」だけで十分です。

とはいえ、基本的には送付状を付けて送る方が丁寧な印象を与えます。

加えて送付状があると、万が一応募書類の漏れのあった場合に送付漏れが採用担当者に伝わりやすいメリットもあります。

そういったメリット踏まえ、送付状を付けて送るようにしましょう。