電話面接のマナーとは？必要な事前準備やよく聞かれる質問内容は？

電話面接への対策も重要

面接と聞くと面接官と向かい合って行う対面面接を想像しますが、最近では電話を通して行う電話面接も増えてきています。

もともと電話面接は遠方に住んでいて、会場へ直接足を運ぶことが難しい応募者に対して行われた面接でした。昨今は企業の選考スケジュールが詰め込まれ、応募者が面接日程を合わせることが難しく、選考を見送るというケースも増えています。

企業側としては優秀な人材を獲得する機会を逃さないようにするため、手軽に行える電話面接を採用する企業が増えているのです。

電話面接は1次面接など早い段階で実施されることが多いため、選考へ進んでいくには電話面接への早めの対策が必要です。

電話面接に必要な準備

電話面接は一般的な対面面接とは違った準備が必要とされます。

では電話面接をするに当たって必要な準備についてみていきましょう。

筆記用具

電話面接の際には筆記用具とメモ帳を用意しておきましょう。

電話面接では話が聞こえづらい可能性もあるため、聞かれた質問の内容や面接官に言われたことなどをメモしておくことが大事です。

面接では緊張しているため、質問の回答とはズレてしまった話をしてしまうこともあります。そんな時はメモを見て質問内容を見直し、話の軌道修正をすることもできます。

また、面接官から質問された内容や逆質問した時の回答をメモしておけば、他社の選考の際に役に立つこともあるでしょう。

提出した資料の準備

電話面接では姿が見えない分、スムーズな応答が必要になってきます。

面接では対面と同じように提出した履歴書や職務経歴書などに沿って行われる場合が多いため、事前に手元に用意しておきましょう。

自分が提出した書類の内容とは違う回答をしてしまうのは、面接官に準備不足の印象を与えてしまいます。提出した書類の内容は頭に入れておくべきですが、不安であれば手元にコピーなど予備を置いておくと安心です。

想定質問への回答メモ

電話面接のメリットは面接官からの質問に対して、メモを見ながら話すことができることです。

志望動機や転職理由など、ある程度想定される質問に対する回答メモを準備しておくと、余裕を持ちスムーズに対応することができます。

しかし、メモに書いた文章をそのまま読み上げるのはNGです。メモの文章を読み上げるだけでは棒読みになり、面接官に不自然な印象を与えてしまいます。

そのため回答の要点や単語だけを箇条書きにする程度のメモ書きにしておきましょう。

スケジュール帳

電話面接が終わったら、次回の選考スケジュールの確認がされる可能性があります。

その際にすぐ回答ができるようにスケジュール帳を手元に準備しておきましょう。

もし他社の選考が先に入っている場合などは、正直にその旨を伝えれば、他日程で調整してもらえるはずです。

電話面接でのマナー

では電話面接において気をつけるマナーについてみていきましょう。

静かな場所で行う

電話面接を受ける上で大事なのは、お互いの話がよく聞こえる静かな場所で行うことです。

表情が見えない分、声だけで情報や相手の感情を読み取る必要があります。周りの騒音によって何度も面接官からの質問を聞き返したり、こちらのアピールが聞き取れないというのはマイナス評価になります。

そのため自宅やオフィスなど、周りの話し声や騒音が入らないところ選ぶのは最低限のマナーです。自宅であれば、精神的にも落ち着きながら面接に対応もできるでしょう。

無意味な口癖に気をつける

電話面接では質問の回答に詰まった時などの沈黙が、対面の時よりもはっきりと伝わります。

その間を埋めるために「あー、えー」などの無意味な言葉を多用して間をつなぐのはあまり印象がよくありません。

少し時間がかかると思ったら「少し考えさせて頂けますでしょうか」など、はっきりと伝えることが大切です。

電話面接でよく聞かれる質問内容

電話面接でもよく聞かれる質問内容について事前に準備しておけば、本番でも慌てることはありません。

ここでは頻出する質問内容についてみていきましょう。

転職理由・志望動機

まずは必ず聞かれるであろう転職理由と志望動機に関する質問への回答は準備しておきましょう。

この場合、転職理由と志望動機がつながっていることが理想です。

「前職で経験とスキルが身に付き、自分がやりたいことを実現するために御社を志望した」などのような理由だと印象も良いでしょう。

その際には転職理由がネガティブなものにならないようにすることが大切です。特に電話面接ではネガティブな内容を挽回するような、表情や身振り手振りを使うことができません。

そのため話す内容はできるだけポジティブな内容にすることが求められます。

強み・弱み

質問の仕方は色々ありますが、自分の強みや弱みに関する質問も頻出する内容です。

強みに関しては、「強みを活かしてどう応募企業へ貢献できるのか」という視点で考えておくことが大切です。

また弱みに関しては「どのようにして改善していくか」という点についても考えておくと、面接官にネガティブな印象を与えません。

自分の強みや弱みは自己分析や、人に聞いたりしていくつか回答できるようにしておくと、どんな視点から質問されても焦る事がないでしょう。

キャリアプラン

「もし入社したとしたら、どうなっていきたいですか？」などのキャリアプランの質問もよく聞かれます。

ここでは「3年後」や「5年後」といった具体的な数値を挙げることと、具体的なポジションや仕事を例に挙げることが大切です。

「3年後にはプロジェクトマネージャーとなり、〇〇の開発に携わりたい」といった内容であれば、会社への志望度が伝わります。

あまり実現が難しそうなキャリアプランではなく、客観的に見て実現可能なプランを立てるように注意しましょう。

では電話面接における成功のコツについてみていきましょう。

ハキハキ大きな声で

電話面接では声のみでしか、面接官に自分の印象を与える情報はありません。そのためいつも以上に声の大きさやトーンなどに気をつける必要があります。

小さい声でぼそぼそ、強弱もつけずに話していると自信がない印象で、内容がよくてもマイナスな評価になってしまいます。

そして自分では大きく明るい声で話せていると思っても、電話を通すとそれ程でもないといったことがよくあります。

そのため少しオーバーでも大きくハキハキとした声で話すことが重要になってきます。

自分の声を録音し声の大きさ、スピード、話し方などを聞き直して何度も練習しておくことがおすすめです。

短く簡潔に答える

電話面接での質問に対する回答は短く簡潔に答えることを心掛けましょう。

対面面接でも同じですが、長々と質問に回答していると、何が言いたいのか相手に伝わらない場合が多いです。

特に声しか聞こえない電話面接で、質問の内容と外れた話を長々とされるのは苦痛ですし、準備不足と捉えられかねません。

そのため余計な情報は省き、結論から述べて簡潔に答えられるようにしましょう。

相槌を入れる

対面面接であれば面接官の話に対して頷いたり、目をしっかり見たりすることで、しっかり話を聞いているというアピールができます。

電話面接の場合は声だけしか使えないため、そういったコミュニケーションが取れません。そのため細かく相槌を入れるという方法で、相手の話をしっかり聞いているというアピールをします。

しかし、相槌に意識を取られ質問内容を聞きそびれたり、相手の話を遮ったりしないように気をつけましょう。

電話面接での注意点は？

では電話面接をする際の注意点についてみていきましょう。

電波が悪くなった場合

こちらが電波の良い場所で電話していても、急に電波が悪くなったり、企業側の電波が悪くなり声が聞き取りづらくなることもあります。

そういった場合は正直に「電波の状態が悪いようですので、もう一度お願いできますでしょうか」などと申し伝えましょう。

聞こえたふりをして面接を続けると、どこかで矛盾が生じたり、見当違いな回答をしてしまうことになります。

携帯電話の場合は充電を忘れずに

自宅に固定電話がない場合は携帯電話で電話面接をすることになります。

その際には事前に十分に充電をしておく必要があります。途中で充電が切れてしまうと大きなマナー違反になってしまいます。

面接はどれだけ時間がかかるか予測できないため、できるだけ携帯電話の充電は満タンの状態で面接に臨みましょう。

面接内容は対面と変わらない

慣れない電話面接になると、面接内容などについても不透明で身構えてしまうかもしれません。

しかし面接の内容は対面面接と変わりはないため、通常面接でも頻出の質問事項は入念に対策しておく必要があります。

そのため他社で対面面接の対策をしている人は、そちらの質問対策で練習すれば問題ありません。

しっかりと考えた内容を電話でも明るくハキハキと端的に伝えられるように準備しておきましょう。

WEB面接も増えている

電話面接では声だけでしか伝えられないという部分を補うため、最近ではWEB面接も増えてきています。

ZoomやGoogle meetsなどのテレビ電話システムを利用して、遠方でも映像を通して疑似的に対面面接が可能になっています。パソコンや携帯電話の普及により、今後ますます広がりを見せる傾向になるでしょう。

WEB面接であれば、表情や身振り手振りでも印象を伝えられるため、通常の対面面接とほぼ変わらない対策で大丈夫です。

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事前準備を怠らず、電話面接に臨もう

電話面接は声だけでのやりとりのため、大きさやトーンなどに気をつける必要がありますが、内容は対面面接と変わりありません。

資料やメモを見ながら話せるといった、電話面接ならではのメリットを最大限に活かすためには事前準備が大切です。

マナーに気をつけながら落ち着いて面接に臨めるように、しっかり事前準備をしておきましょう。