ナレッジ共有ツールの導入メリットを解説！何をどう共有すべき？退職前・転職後に役立つ導入事例も紹介！

企業から大注目のナレッジ共有ツール

ナレッジマネジメントツールやナレッジマネジメントシステムとも呼ばれる「ナレッジ共有ツール」。

組織内の情報を共有し業務効率化にも不可欠なツールといわれ企業から注目されています。

そんな「ナレッジ共有ツール」の導入には一体どの様なメリットがあるのでしょうか。

またスタッフ間で「共有すべきもの」と逆に共有しては「いけないもの」とは？

退職前や転職後に役立つ導入事例などもあわせてご紹介しましょう。

ナレッジ共有ツールの「必要性」とは？

ナレッジ共有ツールの「必要性」や共有“できていない”場合の問題点を説明しましょう。

ナレッジ共有ツールができること

「ナレッジ共有ツール」とは必要なビジネス情報をスタッフ間で共有する機能を持ったツールです。

これにより社内（個人）で分散・蓄積されたノウハウや知識を誰でも簡単に活用できるようになります。

経験的に活用していても上手く説明できない感覚的な知識「暗黙知」を御存じでしょうか。

マイケル・ポランニーにより認知された知識概念で、手感覚や聞き分けなど経験スキルと呼べるものです。

ナレッジ共有ツールはこの獲得に時間がかかる暗黙知を組織全体で共有することを可能にしました。

具体的には暗黙知をグラフなどの図表で表現し理解しやすい「形式知」へと変換します。

このため新人スタッフであっても熟練スタッフのノウハウとテクニックが再現できるのです。

共有できないことで起こる問題とは？

ナレッジ共有ツールの活用範囲は広く業務マニュアルや機密情報、日報なども含まれます。

仕事をする上で必要な情報共有が‟できていない”場合に起こる問題は主に以下の通りです。

・経験豊富で優秀なスタッフの退職によりノウハウも損失

・せっかくの良い提案が実行前に立ち消えになる

・何人ものスタッフが気付かずに同じ作業をしている

・さまざまなスタッフから同じ事柄について確認される

・経験済みの仕事のはずがスタッフ変更で振り出しにもどる

・業務の属人化でその担当者がいないと仕事が回らない

このようにナレッジ共有ができていない企業ではロスタイムが多く非効率的といえます。

またこれまで時間を掛けてノウハウを獲得しても優秀なスタッフの退社と共に失われてきた暗黙知。

この経験に基づいた「ノウハウ」を組織に浸透させ継承していくためにも必要なツールといえます。

ナレッジ共有ツールを導入した場合のメリットとデメリットも以下にまとめてみましょう。

ナレッジ共有ツール導入のメリットとデメリットとは？

なぜナレッジ共有ツールは多くの企業から注目されるのでしょうか。

その導入「メリット」と「デメリット」について解説しましょう。

ナレッジ共有ツール導入のメリット

ナレッジ共有ツールを導入するメリットはノウハウの浸透や継承だけではありません。

企業で活用するうえでメリットとなる主な要素を以下にてまとめます。

・各スタッフが熟練スタッフ並みの知識とテクニックを持てる

・組織全体での生産効率と成果が上昇する

・確認作業が減少し意思決定がスムーズになる

・これまでのロスタイムを有益な活動に当てることができる

・スピーディな共有と反映によるサービスで顧客満足度が上がる

ツールの導入によってこれまで指示を仰ぐなど「確認」に取られたロスタイムを無くせます。

これによって組織全体の作業効率化を図り、成果の底上げも可能になるのです。

ナレッジ共有ツールのデメリット

ナレッジ共有ツール導入の重要性は上記のメリットからも明白です。

しかしその一方でなかなか導入に踏み込めない企業もあります。

それら企業の不安のタネともいえるナレッジ共有ツールのデメリットもチェックしてみましょう。

・有料ツールや環境の用意などコスト面で不安がある

・ツールに慣れないと「形式知」への変換に時間がかかる

・なかなか定着せず活用しない人が出てくる

ノウハウを知る熟練スタッフはそのポジションからも多忙な人ばかりです。

またITツールに苦手意識を持つ人も多いことがナレッジ共有ツールの活用にも影響しています。

デメリットに適切に対処し活用するには

上記のナレッジ共有ツールのデメリットは適切な対処でリスク低減と回避が可能です。

たとえばナレッジ共有ツールの使用方法や重要性を学ぶ定期的かつ持続的な「教育」の実施。

それと並行してツール導入の「推進者」による支援を普段から行うようにします。

またコスト面で不安がある場合は無料の「Googleドライブ」 から試してみるのも良いでしょう。

ナレッジ共有ツール導入に成功した企業の対策について専門家のアドバイスを貰うのも有効です。

デメリットにも適切に対処してぜひナレッジ共有ツールを有効活用してください。

退職前のツール導入で役立った事例

退職前にナレッジ共有ツールを導入し成功した事例を紹介します。

ナレッジ共有ツールを導入する前は

サービスエリアの拡大をきっかけにナレッジ共有ツールを導入したB社。

新規出店数の分規模も拡大したことでこれまでの情報伝達に不安を感じたためです。

ツールを導入する以前は教育係が業務をこなしながらスタッフの教育も行っていました。

しかし教育係の業務効率は低下しスタッフの育成も不十分だったそうです。

ナレッジ共有ツールを導入後の変化

ナレッジ共有ツールの導入後は新規スタッフがいつでも必要な情報にアクセスできます。

顧客対応で判断できない事柄もまずはナレッジ共有ツールを活用するのです。

問い合わせに対してもスムーズに対応し確実に顧客対応力が強化されました。

顧客ニーズをいち早く伝達できるため顧客満足度も上昇しています。

教育係を務めていたベテランスタッフも、スタッフの成長に安心して退職できたそうです。

退職後にツールを導入して役立った事例

退職後にナレッジ共有ツールを導入して役立った事例もご紹介します。

ベテランが退職する前の状態

平均年齢の高い製造会社A社では工程ごとの作業が属人化していました。

このため体調を崩すなどで担当者が抜けた場合「目標数に届かない」こともあったのです。

専門的な要素を含む工程は他部署からのヘルプや新人では対応できないものでした。

作業マニュアルも無かったことから、このベテラン作業者が退職後は暗黙知も失われてしまいます。

ベテランが退職後にツール導入した結果

ベテラン作業者が退職後は目標工程数と製品の品質が低下しました。

そのデータを見て初めて危機を感じたA社はナレッジ共有ツールの導入を決意します。

慣れないツールの扱いや会社全体でナレッジ蓄積に取り組むのは大変でした。

しかしナレッジが共有できたことで各部門や全体の生産状況をリアルに把握できます。

作業者一人ひとりのスキルも上がり、より効率的な生産が可能になったそうです。

ナレッジ共有ツールで「共有すべきもの」

ナレッジ共有ツールには「共有すべきもの」とその必要がないものがあります。

双方について以下にまとめてみましょう。

ナレッジ共有ツールで共有するべきもの

ノウハウを「見える化」し企業内で共通の知識として活用するナレッジ共有ツール。

社員のスキルアップはもちろん部門間の連携を深める‟コミュニケーションツール”としても使えます。

共有するべきもの基準は基本的には「業務に関わるノウハウ」です。

しかし、ナレッジ共有ツールは「共通の目的」を持ち、部署間の壁を取り払う役割も担っています。

ツールを介して共有すべきものは同じ「目的」を目指して協力するチームとしての「意識」です。

逆に共有してはいけないものとは？

ナレッジ共有ツールはいわば「業務の見える化」です。

業務を行ううえで必要なデータや業務の進捗が社内の‟誰でも”把握可能な状態といえます。

属人化を避けるため個人スケジュールも共有する場合、プライベートな情報は共有しないことです。

チャットタイプの共有ツールでは退職前に削除しようにも情報が埋もれ探せなくなります。

また部外秘の情報もリスクを考慮すればやはりシェアすべきではありません。

ナレッジ共有ツール活用目的の基本は業務効率や生産性の向上です。

業務を行う人が「欲しがる情報」と「活用できる情報」を意識して情報を蓄積しましょう。

利用目的 に応じたナレッジ共有ツールを選びましょう

ナレッジ共有ツールによって得意とする分野が異なります。

たとえばナレッジの蓄積に特化した「社内Wiki」を作成できるツール。

また業務連絡やパフォーマンス向上に重点を置いた「チャットタイプ」などがあります。

それぞれ利用目的に応じたナレッジ共有ツールを導入することが重要です。

ツールを本格的に導入する前にどの様なものかを試してみると良いでしょう。

本格的なツールのほとんどが有料ですが、トライアルなど一部無料で利用できるツールもあります。

おすすめは有名なGoogleが提供する「Googleドライブ」 や「Googleドキュメント 」です。

セキュリティ面では2段階認証の設定 ができる点や警告通知機能がついています。

ビジネスに役立つ機能が豊富な有料版は大企業でも導入されているオススメのツールです。

ナレッジ共有ツールを最大限に活用するために

もはやビジネスにおいて不可欠といえる「ナレッジ共有ツール」。

企業のノウハウを組織全体で共有するには、その機能を最大限に活用することが大切です。

業務に必要な「情報」を誰もが必要な「時」に使えるように管理しましょう。

そのためにはナレッジの蓄積を継続的に行う必要があります。

ナレッジ共有の「重要性」をまずは社員一人ひとりに認識してもらうことが重要です。

また無料ツールを利用して「ナレッジ共有ツール」に慣れておけば転職後も役立つことでしょう。